Компенсація витрат на проїзд: як правильно її оформити

Розмір та порядок компенсації слід прописати в локальному акті роботодавця.

Розмір і порядок виплати компенсації доцільно визначити:

• у колективному договорі, положенні про оплату праці або іншому внутрішньому документі;
• у наказі керівника;
• у трудовому договорі з працівником — за потреби.

Отже, Вам потрібно затвердити порядок компенсації в локальному акті роботодавця. На основі табелю суму витрати рахувати недоцільно, якщо хочете рахувати за кожен день, то в такому випадку працівникам слід надавати квитки і вже на підставі наданих документів буде виплачуватись компенсація. Можна краще встановити фіксовану суму компенсації на місяць, перелік працівників, умови її виплати та період, за який вона нараховується. За такого способу оформлення працівникам не потрібно щомісяця подавати квитки.

Стосовно оподаткування. Згідно роз’яснення ДПС https://lv.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/497945.html компенсація вартості проїзду в інших випадках може здійснюватися за рішенням керівника підприємства та вважатися додатковим благом найманого працівника.

Отже, така компенсація оподатковується ПДФО та ВЗ. Оскільки компенсація виплачується працівнику грошима, натуральний коефіцієнт не застосовується.

У додатку 4ДФ суму додаткового блага відображають з ознакою доходу «126». Питання нарахування ЄСВ необхідно вирішувати з огляду на характер та умови виплати.

Якщо компенсація має систематичний характер, передбачена колективним або трудовим договором, положенням про оплату праці та надається працівникам у зв’язку з трудовими відносинами, існують підстави відносити її до фонду оплати праці. У такому разі на суму компенсації нараховується ЄСВ за ставкою 22%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!