Компенсація витрат на проживання під час відрядження: можливості

Так, можна.

Вартість проживання директора компенсується в межах витрат на відрядження. За наявності підтвердних документів (наказ на відрядження, готельний рахунок, фіскальний чек, виписка банку) компенсації за номер директора не є його оподатковуваним доходом і не обкладається ПДФО та ВЗ на підставі п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965.

Сума списується на Дт 92 або Дт 93

Оплату вартості проживання партнера, якщо його приїзд партнера мав ділову мету, можна кваліфікувати як представницькі витрати.

Згідно з роз’ясненнями ДПС не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (уповноваженої особи) кошти/електронні гроші (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця платником податку під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ. При цьому, обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження (ЗІР, категорія 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40094 ).

Крім документів, які підтверджують витрати, необхідно забезпечити виконання умови спрямування цих витрат на рекламні цілі. Тож має бути наказ на проведення представницького заходу із зазначенням сторони перемовин, мети, обов’язково рекламна спрямованість заходу, програма офіційного прийому або презентації. Бажано додати плановий кошторис витрат та звіт про результати переговорів (протокол намірів/меморандум), рахунок готелю та платіжний документ.

Витрати відносяться до складу витрат на збут або адміністративних витрат (Дт 93/92).

До оподатковуваного доходу фізособи включається дохід, отриманий як додаткове благо у вигляді вартості безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) (пп."е" п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250101#n3627). Оплата вартості проживання партнера розцінюється як його додаткове благо .У такому разі підприємство як податковий агент має нарахувати ПДФО за ставкою 18% із застосуванням коефіцієнта 1,219512 та ВЗ 5% (без коефіцієнта).

Для відображення в додатку 4ДФ (ознака доходу «126») знадобиться РНОКПП.

Якщо підтвердити зв’язок оплати житла партнера з перемовинами не вдається, компенсація вартості чужого номера розцінюється як компенсація особистих витрат працівника і вважається додатковим благом директора , (пп. «г» пп. 164.2.17). З компенсованої суми директора утримується ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Компенсована сума відноситься на 949 рахунок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!