Коректне документування витратних матеріалів при оплаті КПК підприємства

Відповідь АІ правильна. Аналізуючи вашу конкретну ситуацію, хочу додати:

Проводити оплату напряму (Дт 631 — Кт 311/313) без залучення субрахунку 3721 методологічно некоректно. Навіть попри те, що за Податковим кодексом України, пп. 170.9.4 офіційний авансовий звіт при безготівкових розрахунках КПК можна не подавати, кошти в момент списання стають підзвітними конкретному держателю картки, а документ «Авансовий звіт» у програмі BAS є необхідним технічним інструментом для коректного закриття взаєморозрахунків і ПДВ.

1. Методологія бухгалтерського обліку та статус коштів

Виникнення підзвітності: Згідно з Положенням про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164, п. 22, п. 107 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0164500-22#n296, корпоративна платіжна картка (КПК) закріплюється за конкретною фізичною особою — держателем. Кошти на рахунку належать підприємству, але в момент проведення оплати карткою вони вважаються виданими під звіт держателю картки. До надання підтвердних документів заборгованість рахується саме за працівником (Дт 3721).

Вимоги податкового законодавства: Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 170.9.4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається у разі застосування КПК у безготівковій формі та за відсутності оподатковуваного доходу. Проте ця норма регулює лише обов'язок подання обов'язкової податкової форми звіту для контролю ПДФО/ВЗ. Вона не скасовує норми Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 та Інструкції про застосування Плану рахунків № 291 щодо відображення руху коштів через субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Працівник у будь-якому разі зобов’язаний надати до бухгалтерії підтвердні первинні документи (чек РРО/ПРРО, видаткову накладну) до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення господарської дії (Податковий кодекс України, пп. 170.9.3).

2. Особливості роботи регістрів взаєморозрахунків та ПДВ у BAS

Оскільки видаткова накладна та вхідна податкова накладна (ПН) виписані на юридичну особу («Епіцентр»), у програмі обов'язково мають бути проведені розрахунки з контрагентом за субрахунком 631. Без субрахунку 631 неможливо коректно співставити податковий кредит за зареєстрованою ПН у розрізі договору та розрахункового документа.

Якщо в BAS провести списання коштів як звичайну безготівкову «Оплату постачальнику» (Дт 631 — Кт 311/313):

Спотворюється аналітика: банківська виписка підтверджує авторизацію операції конкретним держателем картки (підзвітною особою), а не прямий банківський переказ на IBAN-рахунок постачальника за договором.
Виникає ризик: якщо первинні документи виявляться некоректними чи загубляться, борг зависне на постачальнику, хоча насправді за цільове використання коштів відповідає працівник.

Рекомендований ланцюжок документів у BAS

Для збереження методологічної чистоти бухгалтерського обліку та коректного автоматичного закриття регістрів ПДВ і взаєморозрахунків застосовується такий алгоритм:

«Списання з банківського рахунку»:

Вид операції: «Перерахування підзвітній особі» (або виписка за субрахунком 313/311, залежно від налаштування карткового рахунку).
Одержувач: Співробітник — держатель КПК.
Проведення: Дт 3721 — Кт 311 (або 313) на суму чека.

«Авансовий звіт»:

Навіть якщо друкована форма звіту працівником не підписується на підставі пп. 170.9.4 ПКУ (наприклад, працівник подає лише реєстр/акт передачі первинних документів), сам електронний документ «Авансовий звіт» у BAS проводиться як внутрішній обліковий регістр.

Вкладка «Оплата»: Зазначається контрагент («Епіцентр»), договір, сума за чеком, документ розрахунків.
Проведення: Дт 631 — Кт 3721. (Підзвіт за працівником повністю закрито, виник дебетовий оборот за розрахунками з постачальником).

«Надходження товарів і послуг»:

Заповнюється на підставі видаткової накладної постачальника на ту саму дату / дату передачі ТМЦ.
Проведення:Дт 201 (209) — Кт 631 — вартість матеріалів без ПДВ;
Дт 6442 (або 6441) — Кт 631 — ПДВ за операцією. (Субрахунок 631 повністю закривається «в нуль»).

«Реєстрація вхідного податкового документа»:

Формується на підставі отриманої з ЄРПН податкової накладної.
Проведення: Дт 6412 — Кт 6442 (або 6441) — віднесення суми ПДВ до складу податкового кредиту.

Альтернативний (спрощений) варіант та його обмеження

Деякі бухгалтери використовують пряму схему:

«Списання з банківського рахунку» (вид операції: «Оплата постачальнику»): Дт 631 — Кт 311/313;
«Надходження товарів і послуг»: Дт 201/209 — Кт 631.

Такий варіант на практиці допустимий виключно тоді, коли списання коштів і надання накладної відбуваються синхронно (день у день) і ризик неподання первинних документів відсутній. Проте з погляду касової та банківської дисципліни Положення НБУ № 164 цей спосіб є спрощенням, оскільки нівелює факт використання платіжного засобу конкретною фізособою-підзвітником. Рекомендованим залишається варіант із залученням субрахунку 3721.

Раді допомогти! Якщо виникнуть додаткові запитання — звертайтеся 😊

Раді допомогти, звертайтесь ще!