Правила зберігання документів, підписаних у сервісі ВЧАСНО

Якщо підприємство або ФОП формує будь-який документ в електронній формі (первинний документ або документ звітності) і направляє його отримувачу (іншому підприємству ФОП або контролюючому органу), то Ви фактично використовуєте електронний документообіг.

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" № 851 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41) визначає наступне:

"Стаття 7. Оригінал електронного документа

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Стаття 12. Перевірка цілісності електронного документа

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом підтвердження удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису чи печатки, а в разі накладання на електронний документ електронного підпису чи печатки іншого виду - із застосуванням інших засобів і методів захисту інформації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Стаття 13. Зберігання електронних документів та архіви електронних документів

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками шляхом використання електронної довірчої послуги зберігання електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами, відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в таких установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством."

Отже, роздруківка на папері не є оригіналом електронного документа, це підтверджує і ДПСУ в ЗІР (135.03, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=33985). Відповідно, оригінали електронних документів мають зберігатися в електронному виді.

Закон № 851 визначає такі правила зберігання електронних документів:

1) вони мають зберігатися на електронних носіях (дисках, флешках, серверах, тощо) в такому виді, щоб в будь-який момент Ви могли відтворити цей електронний документ в тому ж форматі, в якому він був створений з підписом особи, що його склала, а також інформацією про дату та час його відправлення

2) якщо один електронний носій не може забезпечити зберігання електронного документу протягом необхідного строку зберігання, Ви маєте забезпечити його періодичне копіювання на інші носії (наприклад, строк використання флешки 2 роки, а зберігати певні документи в електронному виді треба не менше 5 років). І тільки якщо неможливо з якихось причин виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері

3) якщо платник податків не може самостійно забезпечити зберігання електронних документів, таку послугу йому можуть надати інші суб`Єкти господарювання, які надають електронні довірчі послуги відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" № 2155 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text).

Зокрема, Закон № 2155 визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19?find=1&text=%D0%B7%D0%B1%D0%B5%D1%80%D1%96%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%BD#n239):

"Стаття 17. Використання електронних довірчих послуг

1. Електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання електронних даних за участю третіх осіб, може здійснюватися з використанням електронних довірчих послуг або без їх використання..."

Також рекомендуємо перечитати договір з комерційними надавачами електронних послуг (типу ВЧАСНО, МЕДок та інші) - як саме вони будуть забезпечувати зберігання Ваших електронних документів, якщо договір з ними буде припинений, щоб одного разу не втратити весь свій архів електронних документів

Додатково про зберігання електронних документів платниками податків див. позицію ДПСУ (https://tr.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/934250.html)

Раді допомогти, звертайтесь ще!