Правомірність віднесення витрат на техобслуговування обладнання до податкових витрат

Витрати за послугами техобслуговування й ремонту можна відносити до витрат періоду, якщо це саме підтримання обладнання в робочому стані, але потрібно мати правильно оформлені договір і первинні документи та, за потреби, застосовувати рахунок витрат майбутніх періодів для розподілу рівними частинами.

Обґрунтування

1. Коли такі суми можна відносити до витрат. Витрати на техобслуговування та поточний ремонт, що здійснюються для підтримання об’єкта в робочому стані та одержання первісно визначених економічних вигод, відносяться до витрат звітного періоду, а не капіталізуються, якщо не приводять до збільшення строку корисного використання чи продуктивності обладнання, про що йдеться у п. 15 НП(С)БО 7. Якщо послуги фактично надаються щомісяця (регулярне ТО, діагностика, дрібні ремонти), суми з актів за місяць правомірно включати до витрат цього місяця.

2. Рівномірне списання протягом року. Якщо за договором послуга є «пакетною» на тривалий період (наприклад, річне сервісне обслуговування) і оплата розбивається рівними частинами, а акт складається за тривалий період, доцільно спочатку відобразити оплату як витрати майбутніх періодів та далі щомісяця списувати на витрати пропорційно строку дії договору. Такий підхід узгоджується з принципом нарахування та нормами НП(С)БО 16, де до загальновиробничих витрат віднесено витрати на утримання та ремонт основних засобів, що потім включаються до собівартості продукції або витрат періоду (НП(С)БО 16).

3. Документи, що підтверджують витрати. Основні документи:

   • Договір на технічне обслуговування і ремонт з чітким переліком робіт (дефектовка, чищення, змащування, заміна деталей, налагодження), періодичністю, вартістю, умовами оплати та розподілу суми.
   • Акти виконаних робіт за погоджений період (частіше за місяць) із переліком виконаних робіт і, за можливості, розшифровкою витрат.
   • Акти/звіти сервісного підприємства про стан кожного об’єкта (результати дефектовки), що підтверджують реальність робіт та пов’язаність із госпдіяльністю.

4. Спеціальні документи для обладнання (орієнтир на Правила №615). Для КТЗ закон прямо встановлює пакет документів (наряд-замовлення, акт приймання-передачі, документ про витрати), які є підтвердженням послуг з техобслуговування і ремонту, відповідно до Правил №615. Для вашого обладнання аналогічно доцільно:

   • складати акт обстеження/дефектний акт на кожне обладнання;
   • акт приймання-передачі обладнання в ремонт (якщо його вивозять/передають);
   • внутрішні накладні/акти списання використаних запчастин і матеріалів;
   • акт наданих послуг замовником підписується щомісяця як підстава для визнання витрат.

5. Вимоги до первинних документів. Будь-які акти, накладні та інші документи мають містити обов’язкові реквізити первинного документа, визначені п. 2 ст. 9 Закону №996-XIV: назва, дата, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, посади та підписи відповідальних осіб. За наявності повного пакета документів та економічно обґрунтованого договору суми за такими актами є належно підтвердженими витратами.

Коректно виписаний договір, регулярні акти виконаних робіт та внутрішні акти/накладні на обладнання й запчастини забезпечать безпечне включення таких сум до витрат.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?