Облік ПДВ у авансовому звіті: нюанси компенсації витрат працівника

Компанія має право розділити 4050 грн на витрати 3785,05 грн і ПДВ 264,95 грн, але це не обов’язково відображати саме в авансовому звіті; якщо в авансовому звіті вказати лише 4050 грн, наслідків для оподаткування доходу працівника не буде, а для ПДВ наслідок один — ви або використовуєте право на податковий кредит, або добровільно відмовляєтесь від нього й уся сума піде в витрати.

Обґрунтування

1. Витрати та ПДВ у бухобліку відряджень розділяють за даними підтвердних документів. У плані рахунків витрати на проїзд і проживання відносять на витрати (рахунки 91, 92, 93, 23), а податковий кредит з ПДВ за готельними рахунками — окремо на субрахунок 641 з ПДВ (кореспонденція 641–372) за наявності належного документа. Це означає, що в бухобліку доцільно відобразити: Дт 92 (або ін.) 3785,05 грн, Дт 641/ПДВ 264,95 грн, Кт 372 4050 грн.

2. Авансовий звіт — це форма звіту працівника, а деталізація ПДВ забезпечується бухгалтерськими записами. У відрядженнях витрати працівника не включаються до його оподатковуваного доходу за наявності підтвердних документів (рахунок готелю, чек тощо) та виконанні умов службового відрядження згідно з пп. 170.9.1 ПКУ. Чи виділите ПДВ окремим рядком саме в авансовому звіті, чи зробите це вже на етапі бухгалтерських проведень — для ПДФО і ВЗ значення не має, якщо сума 4050 грн підтверджена й відповідає діловій меті відрядження.

3. Якщо в обліку проведете всю суму 4050 грн лише як витрати, без ПДВ-кредиту. Податкових санкцій за це немає, оскільки ви просто не реалізуєте своє право на податковий кредит з ПДВ і збільшуєте суму витрат (у цьому разі Дт 92 4050 грн, Кт 372 4050 грн). Єдиний наслідок — економічна втрата для компанії у вигляді невикористаного податкового кредиту; дохід працівника при цьому не виникає за умови, що проживання пов’язане з відрядженням і документально підтверджене згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.

У вашій ситуації оптимально в авансовому звіті показати 4050 грн з доданим готельним рахунком, а ПДВ 264,95 виділити в бухобліку як податковий кредит, базу витрат — 3785,05 грн.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?