Вимоги до ТТН та компенсація витрат за перевезення товару

Постачальник має оформити на це перевезення ТТН на директора (або на ваше ТОВ) як перевізника, а для директора ви можете або оплатити йому окремо роботу/компенсацію з відповідним оподаткуванням, або узаконити використання авто (договір оренди/позички чи компенсація за використання власного майна) й тоді списувати пальне як витрати підприємства, не утворюючи додаткового блага за умови правильної моделі.

Обґрунтування

1. Чи потрібна ТТН, якщо директор своїм авто забирає товар від постачальника. Для кожного перевезення вантажу, крім перевезень речей для особистих потреб фізичними особами, закон вимагає наявності товарно‑транспортної накладної, а її відсутність у водія тягне штраф 17 000 грн на перевізника за ст. 60 Закону №2344. Водій при перевезенні вантажу зобов’язаний мати ТТН або інший визначений законом документ на вантаж згідно зі ст. 48 цього ж Закону. Вантажовідправник оформлює ТТН, у ній зазначають вантажоодержувача й перевізника; при самовивозі перевізником є покупець (у вашому випадку директор як фізособа, що фактично перевозить вантаж, або ваше ТОВ), а вантажовідправник – постачальник, який відвантажує товар зі свого складу.

2. Оплата директору за перевезення як доходу фізособи. Якщо директор просто їздить забирати товар власним авто без будь-якого оформлення використання цього авто підприємством, то:

   • компенсація вартості пального для особистого автомобіля, пов’язана з виробничими поїздками, податківці кваліфікують як додаткове благо з оподаткуванням ПДФО 18 %, військовим збором 5 % і нарахуванням ЄСВ як індивідуальної виплати (орієнтир – п. 2.3.4 Інструкції зі статистики зарплати та підхід ДПС, який узагальнено також у матеріалах з посиланням на пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). У такому разі додаткова «зарплата за вивіз» не обов’язкова, але будь-яка компенсація ПММ чи оплата «рейсу» директору – це оподатковуваний дохід працівника.
   • підприємству при такій компенсації доведеться також нарахувати компенсуючі ПДВ‑зобов’язання, якщо пальне купували з ПДВ і фактично використано для приватного авто, що не оформлене для потреб підприємства, згідно з п. 198.5 ПКУ.

3. Без додаткового блага: договір оренди або позички авто. Щоб списувати пальне на витрати підприємства без оподаткування як доходу директора, рекомендовано:

   • укласти з директором договір оренди або позички автомобіля і передати авто підприємству за актом приймання‑передачі;
   • видати наказ про використання цього авто в госпдіяльності, затвердити норми витрати пального, вести подорожні листи;
   • заправляти авто безпосередньо за рахунок підприємства (паливна картка, талони тощо).
     За пп. 14.1.212 та пп. 14.1.6 ПКУ використання пального для власного споживання не є його реалізацією, а паливний бак авто не є акцизним складом, отже ліцензії на торгівлю/зберігання пального не потрібно. У такій моделі вартість пального не є доходом директора, а орендна плата окремо оподатковується ПДФО і військовим збором, але без ЄСВ (оренда – не оплата праці).

4. Альтернатива – грошова компенсація за використання власного авто. Можна не передавати авто підприємству, а виплачувати директору компенсацію за використання його власного автомобіля в інтересах роботодавця. За ст. 125 КЗпП компенсація за використання власних технічних засобів допускається. У такому разі:

   • підприємство не передає директору пальне і не видає паливну картку;
   • директор заправляє авто власним коштом, а підприємство відшкодовує погоджену суму в грошовій формі.
     Така компенсація включається до оподатковуваного доходу директора (ПДФО, військовий збір), але не є базою ЄСВ згідно з Переліком, затвердженим постановою КМУ №1170. Це дозволяє уникнути ризику перекваліфікації операції в реалізацію пального за пп. 14.1.212 ПКУ.

5. Чи треба «донараховувати зарплату» саме за вивіз товару. Обов’язку окремо донараховувати заробітну плату за саме перевезення немає, якщо:

   • такі поїздки входять у звичайні трудові обов’язки директора або це передбачено його посадовою інструкцією/наказом;
   • ви не оформлюєте з ним окремий договір підряду чи надання транспортних послуг.
     Якщо ж підприємство хоче додатково оплатити саме послугу перевезення (як послугу фізособи), то така виплата буде або оплатою праці (з усіма податками й ЄСВ), або оплатою за цивільно-правовим договором, що теж обкладається ПДФО, ВЗ і ЄСВ як винагорода за виконані роботи.

За цих умов ключове завдання – правильно узаконити статус авто директора і форму його компенсації, а ТТН на самовивіз оформлювати як обов’язковий транспортний документ від постачальника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?