Повернення товару: як врахувати ПДВ та документи правильно

Оскільки товар уже був фактично відвантажений покупцю, первинна господарська операція завершилася. Тому заміна товару оформлюється не одним РК на зміну номенклатури, а як дві окремі операції: повернення раніше поставленого товару та нова поставка.

Документальне оформлення (видаткові накладні та договори)
Повернення 25 позицій: Покупець оформлює та передає вам накладну на повернення товару (або акт повернення).
У вашому обліку повернення товару відображається сторнуванням реалізації.
Нова поставка (2 позиції): Ви оформлюєте нову видаткову накладну на 2 нові позиції на дату їх фактичної передачі/відвантаження контрагенту.
Угода сторін:Складається додаткова угода до договору (або двосторонній лист/акт зарахування), де фіксується: повернення 25 позицій, замовлення нових 2 позицій, а також порядок взаєморозрахунків (залік коштів або повернення/доплата різниці у вартості).

Що стосується обов'язку повернення коштів, то це залежить від статусу покупця.

Якщо покупець — неплатник ПДВ, повертати гроші обов'язково. Відповідно до п. 192.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621 зменшення суми податкових зобов'язань продавця при поверненні товарів особою, яка не була платником ПДВ на дату постачання, дозволяється виключно за умови надання такій особі повної грошової компенсації їх вартості. Без фактичного повернення грошей на рахунок покупця ви не матимете права зменшити податкові зобов'язання. Після повернення коштів покупець окремо оплачує нові 2 позиції.

Якщо покупець — платник ПДВ, повертати гроші на поточний рахунок не обов'язково. Сторони мають право підписати додаткову угоду або акт заліку, згідно з яким сума за повернутий товар зараховується як попередня оплата за новий товар. Якщо вартість 2 нових позицій відрізняється від суми повернутого товару, то при перевищенні вартості нового товару покупець здійснює доплату, а якщо новий товар дешевший — ви повертаєте різницю коштів або залишаєте її як передоплату на майбутнє.

Порядок дій з ПДВ
Крок 1. Коригування первісної податкової накладної (25 позицій)
На дату оформлення повернення товару складається розрахунок коригування до податкової накладної від 16.09.2026:

Код причини коригування (графа 2.1): зазначається 103 («Повернення товару або авансових платежів»).
Заповнення табличної частини (розділ Б): усі 25 рядків первинної ПН анулюються (показники кількості в графі 7 зазначаються зі знаком «−»). Нові позиції до цього РК не додаються.

Крок 2. Складається нова ПН на товар, що відвантауєтьяс замість поверненого на дату повернення товару (якщо кошти не повертались).

Якщо кошти також повертаються, тоді нова ПН складається не на дату повернення товару, а на дату першої події (або на дату відвантаження нових позицій або на дату отримання кошів за них).

Раді допомогти, звертайтесь ще!