Дата повідомлення про лікарняний та оформлення в об'єднаному звіті

У повідомленні до ПФУ зазначайте дату фактичної виплати працівнику — 01.10.2026, а в Об’єднаній звітності (Д1 і 4ДФ) лікарняні показуйте в місяці їх нарахування, незалежно від дати виплати.

Обґрунтування

1. Дата в Повідомленні до ПФУ — дата виплати працівнику. У повідомленні про виплату коштів застрахованим особам вказують дату фактичної виплати допомоги застрахованій особі, тобто день перерахування коштів на її картковий чи інший рахунок. У випадку підприємця прямо роз’яснено, що в повідомленні ставлять дату перерахування коштів на картку фізичної особи, а не дату надходження коштів на спецрахунок. Отже, у вашій ситуації це 01.10.2026, навіть якщо податки сплачені 30.09.

2. Строк подання Повідомлення. Повідомлення подають протягом 30 календарних днів з дня зарахування коштів ПФУ на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено», про що зазначено в п. 11 Порядку фінансування страхувальників, затвердженого постановою ПФУ від 19.08.2025 № 28-1. Дата у самому Повідомленні при цьому — дата фактичної виплати працівнику.

3. Відображення лікарняних у Додатку 1. Лікарняні показують у Додатку 1 в місяці їх нарахування, окремим рядком із кодом категорії ЗО 29 (чи 36 для особи з інвалідністю). Зазвичай заповнюють: графу 8 — 29 (36), графу 10 — місяць/рік, на який припадають дні непрацездатності, графу 12 — кількість календарних днів хвороби, графи 16, 17 — сума допомоги, графу 20 — сума ЄСВ. Це робиться незалежно від того, що частина суми фактично виплачена працівнику вже в наступному місяці.

4. Відображення лікарняних у Додатку 4ДФ. У 4ДФ дохід і податки відображають за фактом виплати. Якщо лікарняні за рахунок ПФУ виплачені працівнику 01.10.2026, то: у 4ДФ за вересень показуєте нарахування і виплату вересневої зарплати та лікарняних, фактично виплачених у вересні, а суму лікарняних, виплачених 01.10.2026 за рахунок ПФУ, відображаєте у 4ДФ за жовтень із сумою фактично сплачених ПДФО і військового збору за цією виплатою.

Правильне розмежування дат у Повідомленні до ПФУ та в Об’єднаній звітності допоможе уникнути претензій як від ПФУ, так і від податкової.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?