Помилки РРО: що робити з зайвими чеками та доходом

У вашій ситуації потрібно документально зафіксувати технічну помилку по чеках, не включати «зайві» суми до доходу ФОП, а щодо акцизу — виправити декларацію, якщо помилкові чеки потраплять до розрахунку роздрібного акцизу.

Обґрунтування

1. Повторні чеки без фактичного продажу не є доходом ФОП.
   Доходом ФОП стає фактично отримана оплата, а не кількість чеків. Якщо реально була одна оплата й один продаж, а решта 9 чеків сформовані програмою помилково, то до доходу ФОП берете тільки реальну суму надходження. Для підтвердження краще звірити: банківську виписку, дані РРО/ПРРО в Електронному кабінеті та оформити внутрішній акт або пояснювальну записку касира із зазначенням дати, номерів «зайвих» чеків, суми реального продажу та описом збою програми. Такий підхід узгоджується з вимогою вести облік фактичних розрахункових операцій і доходу, а не помилкових записів.

2. Що зробити зараз по РРО/ПРРО, якщо зміна давно закрита.
   Після формування Z-звіту скасувати або сторнувати помилкові чеки вже неможливо, законодавством не передбачено механізму їх виправлення заднім числом. У таких випадках рекомендують:

   • скласти внутрішній акт (у довільній формі) про технічну помилку, де навести перелік помилкових чеків, суму реального продажу, причину (збій програми, подвійна відправка тощо);
   • зберігати акт разом із Z-звітом і первинними документами на випадок перевірки.
     Це дозволяє показати, що реальний обсяг продажу був меншим, а «зайві» чеки — наслідок технічного збою.

3. Акцизний податок: як не переплатити і як виправити, якщо вже задекларували.
   Об’єктом роздрібного акцизу є фактична реалізація алкогольних напоїв, а базою — вартість реально реалізованих алкогольних напоїв з ПДВ, але без роздрібного акцизу (пп. 213.1.9, 214.1.4, 215.3.10 ПКУ, зокрема щодо пива, алкогольних напоїв, 5‑відсоткової ставки та бази оподаткування указано в пп. 213.1.9, 214.1.4, 215.3.10 ПКУ). Якщо у місячній декларації ви ще не враховували ці дані, то при розрахунку роздрібного акцизу за вересень берете до додатка 5 тільки фактичну суму реалізації пива за 01.09.2026, а не суму, «роздуто» відображену в реєстрі чеків. Якщо ж ви вже подасте декларацію, орієнтуючись на помилково збільшений виторг, та завищите базу акцизу, тоді слід буде подати уточнюючу декларацію з акцизного податку за відповідний місяць відповідно до п. 50.1 ПКУ, скоригувавши суму акцизу до фактичного обсягу реалізації.

4. Як захистити себе на випадок перевірки.
   Податківці при перевірці орієнтуються на дані фіскальних чеків і можуть поставити питання, чому сума реалізації за чеками більша, ніж у доходах ФОП і в декларації з акцизу. Щоб мати доказову базу, бажано:

   • оформити акт/пояснювальну записку про технічну помилку (дати, номери чеків, суми, опис збою);
   • зберігати акт разом із виписками з банку та даними РРО/ПРРО;
   • за потреби подати до податкової письмове пояснення через Е‑кабінет, якщо різниця між даними чеків та декларацією з акцизу буде суттєвою.
     Це покаже, що завищені показники у реєстрі чеків виникли технічно і не відображають реальних операцій.

Правильний підхід — орієнтуватися на фактичний продаж і оплати, а технічне «множення» чеків зафіксувати актом і, за потреби, відкоригувати акцизну декларацію.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?