Списання пального на власні потреби: як правильно оформити

Для списання пального потрібні первинні документи, які підтверджують маршрути та пробіг службового автомобіля, тому мінімальний облік поїздок директора необхідний. За відсутності такого підтвердження виникають ризики визнання вартості пального додатковим благом директора та нарахування ПДВ за негосподарським використанням.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен відображати зміст і обсяг господарської операції та містити обов’язкові реквізити. Для використання автомобіля таким документом зазвичай є подорожній або маршрутний лист із датою, пунктами відправлення та прибуття, контрагентами й метою поїздки, показниками спідометра на початок і кінець дня або поїздки, денним пробігом та витратами пального. Власну форму можна затвердити наказом. Сам акт списання пального без документації про поїздки не підтверджує його господарського використання.

Окремий лист на кожну поїздку не потрібен. Можна оформлювати один маршрутний лист на місяць, щодня зазначаючи службові маршрути, показники спідометра та пробіг за день. На підставі цих даних наприкінці місяця складається зведений акт списання пального.

Якщо директор не заповнюватиме лист самостійно, можна призначити відповідальну особу — секретаря або бухгалтера, яка щодня зі слів директора вноситиме дату, основні поїздки, адреси, мету та пробіг. У наказі про використання автомобіля можна передбачити, що службовим є пробіг за зафіксованими маршрутами, а решта вважається особистим. Вартість пального за особистий пробіг директор або компенсує підприємству, або вона визнається його додатковим благом з оподаткуванням. Списувати все пальне без будь-якого обліку поїздок безпечного способу немає.

У листі зазначають фактичні поїздки до банку, податкової та інших державних органів, клієнтів, постачальників і партнерів, на об’єкти, склади та у філії. Поїздки «офіс — дім» фіксують як службові, якщо наказом визначено роз’їзний характер роботи та місце стоянки автомобіля біля дому. Для кожної поїздки бажано вказувати адресу й коротку мету, яка пояснює зв’язок із діяльністю підприємства.

Якщо господарське використання автомобіля документально не підтверджено, вартість пального можуть розцінити як додаткове благо директора з нарахуванням ПДФО та військового збору за пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Також виникає обов’язок нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ як при негосподарському використанні. Мінімальний регулярний облік маршрутів і пробігу потрібен для підтвердження списання пального, а особистий пробіг слід виділяти окремо або компенсувати його вартість.

Раді допомогти, звертайтесь ще!