Чи можна витратити кошти на грамоти та рамки

Так, фонд може оплатити рамки, бланки й поліграфію з розрахункового рахунку; до ліміту 20 % адміністративних витрат їх доцільно відносити лише якщо такі витрати визначені у вашій обліковій політиці як адміністративні, і оформити все як статутний захід з наказом, кошторисом та первинними документами на придбання і вручення.

Обґрунтування

1. Можливість придбання за рахунок фонду. Благодійні організації мають право володіти майном та коштами і використовувати активи для своєї діяльності, якщо це не суперечить законодавству та цілям благодійної діяльності, визначеним у статуті, а використання активів має відповідати цілям благодійної діяльності, окресленим установчими документами (Закон № 5073-17). Якщо відзнака благодійників (грамоти) передбачена або логічно випливає зі статутних завдань (розвиток благодійництва, популяризація волонтерства тощо), оплату рамок, бланків та поліграфії можна проводити з розрахункового рахунку як витрати на статутну діяльність.

2. Чи це адміністративні витрати і 20 % ліміт. Закон встановлює, що розмір адміністративних витрат благодійної організації не може перевищувати 20 % її доходу у поточному році (ст. 16 Закону №5073-17). Перелік адміністративних витрат фонд визначає в обліковій політиці на основі норм бухгалтерських стандартів: зазвичай до адмінвитрат відносять витрати на управління, оренду офісу, оплату праці адмінперсоналу, загальногосподарські матеріали тощо. Витрати на організацію статутного заходу (день Волонтера, відзначення благодійників), які безпосередньо пов’язані з реалізацією статутної мети, доцільно класифікувати як витрати на статутну діяльність, а не як адміністративні. Якщо ж у вашій обліковій політиці подібні витрати прямо включено до адмінвитрат, їх слід врахувати при контролі 20 % ліміту.

3. Оформлення операцій. Рекомендований порядок: 1) Наказ керівника БФ про проведення заходу (до Дня Волонтера) із зазначенням мети, дати, кола осіб, відповідальних. 2) Кошторис заходу з переліком витрат (рамки, бланки, поліграфія, інші супутні витрати). 3) Договори / рахунки / акти виконаних робіт і накладні від постачальників рамок, бланків та поліграфії як первинні документи. 4) Відомість або акти вручення грамот благодійникам (поіменно або з коротким описом заходу), підписані відповідальною особою. 5) Відображення в бухобліку як витрат на статутну діяльність або адміністративних витрат згідно з вашою обліковою політикою, з подальшим контролем 20 % обмеження, якщо частина витрат класифікована як адміністративна.

4. Контроль неприбуткового статусу. Для збереження неприбуткового статусу важливо: 1) щоби витрати були спрямовані на досягнення статутних цілей і не містили елементів розподілу доходу між засновниками, членами органів управління чи пов’язаними особами; 2) щоби не було перевищення встановленого 20 % обмеження адміністративних витрат за підсумком року, оскільки порушення вимог статті 16 Закону №5073 може вважатися невідповідністю критеріям п. 133.4 ПКУ, що призводить до ризику виключення з Реєстру неприбуткових організацій (п. 133.4 ПКУ).

Коректна класифікація витрат як статутних та належне документальне оформлення заходу мінімізують ризики порушення 20 % ліміту і збережуть неприбутковий статус фонду.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?