Чи є помилкою різниця між рахунком та накладною у бухобліку

Це не є критичною помилкою, якщо за всіма документами чітко видно одну й ту саму операцію та її обсяг, але бажано мінімізувати такі розбіжності.

Обґрунтування

1. Ключове — реальна госпоперація і її ідентифікація. Первинний документ має містити зміст та обсяг операції, одиницю виміру, а також інші обов’язкові реквізити, щоб можна було однозначно встановити, що саме відбулося й у якому обсязі, з підписами відповідальних осіб (п. 2.3 Положення №88, п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Якщо накладна по листівках ці вимоги виконує, саме вона буде основним первинним документом для визнання витрат.

2. Неістотні недоліки (розбіжності формулювань) не позбавляють операцію реальності. Закон прямо дозволяє не вважати неістотні недоліки підставою для невизнання операції, якщо документ дозволяє ідентифікувати учасників, дату, зміст та обсяг операції (ст. 9 Закону про бухоблік). Різниця у формулюванні «послуги друку листівок» у рахунку та «листівки» у видатковій накладній, за умови що з договору, специфікації, акта/накладної та платіжки видно один і той самий договір і той самий обсяг, зазвичай вважається неістотною.

3. Важливо, щоб усі документи «розповідали одну історію». Для перевірок найризикованішою є ситуація, коли договір, рахунок, накладна та облік описують різні за змістом речі. Рекомендовано, щоб:

   • у договорі було описано, що виконавець надає послуги друку з передачею готової продукції (листівок);
   • у рахунку — послуги друку листівок із посиланням на договір/замовлення;
   • у накладній — конкретні листівки (тираж, формат тощо), як результат цієї послуги;
   • у призначенні платежу — посилання на той самий договір/рахунок.
     У такій конфігурації податківцям легше зрозуміти, що оплата за послугу друку безпосередньо пов’язана з отриманими листівками, а отже витрати документально підтверджені.

4. Практичний підхід — витрати визнаємо за первинкою по факту. Для бухобліку витрати визнаються за первинними документами, що фіксують фактичну операцію, а не за рахунком, який лише підтверджує намір оплатити (це випливає із загальної вимоги Закону про бухоблік, що підставою для обліку є первинні документи з відомостями про господарську операцію). Тому правильно робити так, як ви описали: рахунок — підстава для оплати, а накладна по листівках — підстава для визнання витрат.

Розбіжність у формулюваннях між рахунком і накладною не є фатальною, але варто стежити, щоб за сукупністю документів можна було явно пов’язати оплату за друк з отриманими листівками.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?