Документи для архіву при ліквідації туристичного підприємства в Україні

Для ліквідації ТОВ потрібно передати до архіву всі кадрові документи тривалого зберігання (у т.ч. 75 років) за весь період діяльності до дати виключення з ЄДР, а також документи щодо зарплати та податкової звітності по працівниках, навіть якщо після березня 2020 року діяльність фактично не велась, але оформлювалися накази, звіти чи виплачувалась зарплата.

Обґрунтування

1. Що обов’язково передають до архіву при ліквідації юрособи. Юрособи при ліквідації зобов’язані передати документи тривалого зберігання та документи з кадрових питань до відповідної архівної установи або іншої місцевої архівної установи за відсутності правонаступника, що прямо випливає зі ст. 31 Закону № 2888-14. До таких документів належать:

   • документи з кадрових питань (особового складу), що мають тривалий строк та строк 75 років;
   • документи, що підтверджують трудовий стаж і заробіток (накази, особові рахунки, відомості на зарплату тощо), які використовуються архівами для видачі довідок про стаж і зарплату для пенсії згідно з наказом № z0251-15.

2. Які кадрові документи мають строк зберігання 75 років. Строки зберігання типових документів установлює Перелік, який використовується й для кадрових справ, а прикладом є примірна номенклатура арбітражного керуючого, де для кадрових документів прямо зазначені строки:

   • накази з кадрових питань тривалого зберігання (прийняття, переведення, звільнення, основні кадрові рішення) — 75 років (позиція 01‑03 додатка 13 до наказу № z0034-20);
   • особові рахунки працівників (розрахунково‑платіжні відомості) — 75 років (позиція 01‑14 того ж додатка 13);
   • особові справи працівників — 75 років (позиція 01‑24 додатка 13);
   • штатний розпис — 75 років (позиція 01‑22 додатка 13).
     За аналогією з Переліком ці види документів у будь‑якому ТОВ вважаються документами тривалого (75‑річного) зберігання і підлягають передачі до архіву.

3. Які саме кадрові документи та документи із зарплати передавати. Для підтвердження стажу та заробітку архів оформлює довідки на підставі:

   • наказів (з особового складу або, за їх відсутності, наказів з основної діяльності);
   • особових рахунків і відомостей на видачу заробітної плати;
   • письмових трудових договорів/угод та інших документів з відмітками про періоди роботи й виплати, як передбачено п. 1–2 розд. ІІІ наказу № z0251-15.

   Отже, до архіву передають принаймні:

   • усі накази з кадрових питань тривалого зберігання (прийняття, переведення, звільнення, відпустки, тривалі відрядження, пільгові відпустки тощо, які за Переліком мають строк 75 років);
   • особові справи та особові картки працівників;
   • особові рахунки, розрахунково‑платіжні відомості по зарплаті;
   • штатні розписи та зміни до них;
   • журнали реєстрації кадрових наказів тривалого зберігання;
   • персоніфіковану звітність, яка використовується для підтвердження стажу й заробітку (об’єднаний Податковий розрахунок з додатком 1, попередні форми персоніфікованої звітності тощо) як документи, що в Переліку віднесені до 75‑річного строку зберігання.

4. За який період передавати кадрові документи та документи по зарплаті. Кадрові документи тривалого (у т.ч. 75 років) зберігання зберігаються з моменту їх створення до завершення строку зберігання, а у разі ліквідації — передаються до архіву, незалежно від того, коли вони були створені. За п. 2.10 Переліку № 578/5 строк зберігання рахують із 1 січня року, наступного за роком завершення справи, але ліквідація перериває цей цикл і вимагає передачі всього масиву тривалих документів. Тому:

   • передавати потрібно всі кадрові справи та зарплатні документи з початку діяльності ТОВ до моменту припинення, якщо вони мають строк 75 років або понад 10 років;
   • для зарплатних документів та персоніфікованої звітності, які в Переліку мають 75‑річний строк, охоплюється весь період, коли були працівники і нараховувалась зарплата.

5. Чи потрібні документи після березня 2020 року при нульовій діяльності. Факт «нульової» діяльності не скасовує обов’язку зберігати й передавати документи, якщо:

   • працівники формально залишались у штаті, були накази, табелі, накази про відпустки без збереження зарплати або простій;
   • подавалась персоніфікована звітність (навіть з нульовими показниками по працівниках);
   • оформлювались будь‑які кадрові рішення (звільнення, прийняття, переведення) після березня 2020 року.

   Такі документи формують частину кадрової історії працівників і можуть бути необхідними для підтвердження стажу та заробітку, а отже підлягають зберіганню і у разі ліквідації — передачі до архіву на загальних підставах за вказаними вище правилами.

У підсумку орієнтуйтеся не на факт «роботи/нероботи» бізнесу, а на наявність працівників, кадрових рішень і зарплатних чи персоніфікованих документів — усе це за строками 75 років і понад 10 років треба упорядкувати і передати до відповідної архівної установи.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?