Використання факсиміле на видаткових накладних: законність та правила

Можна використовувати факсиміле на видаткових накладних лише за наявності письмової домовленості між сторонами, але є низка документів, де воно прямо заборонене, і тоді документ вважатимуть недійсним як належний.

Обґрунтування

1. Загальне правило використання факсиміле. Використання факсимільного відтворення підпису допускається лише у випадках, передбачених законом або письмовою угодою між сторонами, де наведено зразки такого підпису та визначено порядок його застосування, що випливає зі ст. 207 Цивільного кодексу України. Тому без такої домовленості факсиміле на первинних документах створює ризик невизнання їх як належно підписаних.

2. Факсиміле на видаткових накладних. Видаткова накладна є первинним документом, що підтверджує постачання, і має містити всі обов’язкові реквізити, зокрема підписи уповноважених осіб згідно з ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Факсиміле на видатковій накладній допустиме лише якщо:

   • між сторонами укладено письмову угоду (або відповідне положення в договорі), де прямо дозволено використання факсиміле і наведено його зразок;
   • для цього виду документа законодавством не встановлено спеціальної заборони.
     Якщо такої домовленості немає, податкова може визнати накладні такими, що не містять належного підпису, і піддати сумніву реальність операції.

3. Документи, на яких факсиміле прямо заборонене. Норми спеціальних актів і позиція контролюючих органів забороняють факсиміле:

   • на податковій звітності, оскільки декларації мають бути підписані власноруч або кваліфікованим електронним підписом, про що говорить п. 48.5 Податкового кодексу України;
   • на фінансовій звітності, яку повинні особисто підписувати керівник і бухгалтер підприємства відповідно до ст. 11 Закону №996-XIV;
   • на банківських розрахункових документах і касових документах (розрахункові чеки, платіжні інструкції, прибуткові й видаткові касові ордери) згідно з Інструкціями НБУ, затвердженими постановами НБУ №163, №103 та Положенням, затвердженим постановою НБУ №148;
   • на податкових накладних, які підписуються/скріплюються лише кваліфікованим електронним підписом відповідальних осіб;
   • на трудових книжках, векселях та ряді інших спеціальних документів, для яких вимога особистого підпису випливає з профільних актів.

4. Документи, де факсиміле можливе. Допускається використання факсиміле (за письмовою згодою сторін):

   • у цивільно-правових договорах (у тому числі договорах поставки, послуг, оренди тощо);
   • у первинних документах (акти, видаткові накладні, ТТН як супровідні документи тощо), якщо для них немає спеціальної законодавчої заборони і це прямо погоджено сторонами;
   • для засвідчення копій документів, оскільки спеціальної заборони немає.
     Водночас для окремих типових форм первинних документів (наприклад, авансовий звіт підзвітної особи) факсиміле особи, яка звітує, недопустиме, бо закон вимагає особистого підпису.

5. Ризик визнання документів недійсними. Якщо факсиміле використали всупереч прямій забороні або без належної письмової угоди, документ можуть визнати таким, що не відповідає вимогам щодо оформлення, і він не матиме належної доказової сили для бухобліку й оподаткування. При цьому навіть за наявності угоди доцільно передбачити внутрішній порядок виготовлення, обліку та використання факсиміле, щоб уникнути спорів про повноваження та зловживання.

Для вашого керівника безпечно використовувати факсиміле на видаткових накладних лише після письмового погодження з контрагентами й за відсутності спеціальної заборони, а на податковій, фінансовій, банківській та касовій документації та податкових накладних — взагалі не застосовувати.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?