Компенсація витрат за невикористаний квиток та готель при відрядженні

Щоб відшкодувати проживання без оподаткування, обов’язково потрібно оформити наказ про зміну строків відрядження — перенести початок відрядження на фактичну дату виїзду/заселення. Компенсація невикористаного квитка можлива за рішенням керівництва через об’єктивні обставини, але з оподаткуванням.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (п.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965). Податківці під час перевірок зіставляють дати в первинних документах із датами, зазначеними в наказі про відрядження. Якщо дата заселення в готель не вкладається в період відрядження за первинним наказом, виникає ризик визнання компенсації проживання оподатковуваним доходом.

Для безпечного відшкодування готелю директору доцільно оформити службову (доповідну) записку, в якій описати обставини: необхідність завчасного вибуття через загрозу запізнення на міжнародний авіарейс у зв’язку з повітряними тривогами та затримками поїздів, спосіб пересування (попутний транспорт) та необхідність зупинки в готелі м. Львова.

На підставі записки видається наказ про внесення змін до наказу про відрядження — із зазначенням фактичної дати початку відрядження/вибуття до Львова.

Директор також надає підтвердні документи на готель: рахунок/інвойс із зазначенням його ПІБ, дат проживання та вартості, а також платіжний документ — фіскальний чек або виписку з карткового рахунку про списання коштів.

За наявності зміненого наказу та підтвердних документів відшкодування вартості готелю не включається до оподатковуваного доходу працівника відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965

Щодо невикористаного квитка на потяг: оскільки послуга перевезення залізницею фактично не була отримана і квиток не здавався до каси для повернення коштів, статус таких витрат має певні юридичні та податкові нюанси.

Для небюджетного підприємства правила відшкодування таких витрат визначаються внутрішнім Положенням про відрядження. Як орієнтир можна використовувати Інструкцію про службові відрядження № 59, яка допускає відшкодування вартості невикористаного квитка за наявності непередбачуваних обставин та відповідного рішення керівника.

Оскільки за цим квитком фактичного проїзду не відбулося, відшкодування його вартості без оподаткування ризиковано

Підприємство може компенсувати директору вартість квитка за рішенням/наказом, але розглядати цю суму як додаткове благо відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ. У такому разі ПДФО розраховується із застосуванням натурального коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ: вартість квитка × 1,219512 × 18%. Військовий збір — 5% без застосування натурального коефіцієнта.

Оскільки проїзд попутним транспортом був безкоштовним і розрахункові чи транспортні документи відсутні, жодних виплат за сам проїзд не здійснюється.

При цьому факт прибуття директора до пункту призначення та зв’язок поїздки з діяльністю підприємства буде підтверджено рахунком за готель у Львові, подальшими квитками на літак та документами про виконання службового завдання за кордоном.

За всі фактичні дні відрядження, включаючи дні вимушеної зупинки у Львові, директору нараховуються добові.

Раді допомогти, звертайтесь ще!