Оформлення документів для відрядження на підприємстві за кордон

Директор може їхати у відпустку за кордон на службовому авто, але потрібно мати повний пакет документів на автомобіль і врахувати податкові наслідки; оформляти таку поїздку як відрядження лише «для кордону» ризиковано, якщо фактично це відпочинок.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи на автомобіль для поїздки у відпустку
   Для виїзду за кордон на авто, яке належить підприємству, директору слід мати:

   • свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу на підприємство;
   • посвідчення водія відповідної категорії;
   • міжнародний страховий сертифікат «Зелена картка» (без нього транспорт не пропускають);
   • документ, що підтверджує право користування авто за кордоном:
     • або тимчасове свідоцтво про реєстрацію на ім’я директора, оформлене в сервісному центрі МВС;
     • або довіреність від підприємства на керування та розпорядження авто за кордоном, підписану як органом юридичної особи (у вашому випадку директором як одноособовим засновником та керівником).
     Додатково бажано мати наказ підприємства про дозвіл використання службового авто для приватної поїздки з зазначенням: марки, держномера, строку поїздки, що витрати несе директор, та покладення на нього відповідальності за збереження авто.

2. Чи оформляти поїздку як відрядження
   Відрядження означає виконання службового завдання, а не відпочинок. Наказ про відрядження повинен містити мету відрядження, пункт призначення, строк, розмір добових тощо, і є первинним документом для відшкодування добових та витрат, пов’язаних із господарською діяльністю підприємства, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. Якщо фактично мета поїздки — особистий відпочинок, але на папері оформити «відрядження», це створює податкові ризики щодо безпідставного включення витрат до складу витрат підприємства та можливих донарахувань за результатами перевірок.

3. Податкові наслідки використання авто у відпустці
   Використання легкового авто підприємства у приватних цілях директора не є господарською діяльністю, тому:

   • вартість безоплатного користування авто (у тому числі амортизація, пальне, оплачене за рахунок підприємства) є додатковим благом директора і включається до оподатковуваного доходу за пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України;
   • до такого доходу застосовуються ПДФО 18 % із натуральним коефіцієнтом і військовий збір, а також відображаються витрати, не пов’язані з госпдіяльністю. Якщо директор компенсує пальне та інші витрати підприємству, відповідна частина додаткового блага не виникає. Для фіксації варто оформити наказ про використання авто в особистих цілях, акт приймання-передачі з пробігом і залишком пального, акт повернення.

4. Що зміниться, якщо поїздку зробити «службовою»
   Якщо поїздка дійсно має ділову мету (переговори, контракти, виставки тощо) і це можна підтвердити документами, тоді:

   • видається наказ про службове відрядження за кордон із зазначенням службової мети, маршруту, строку, добових;
   • доцільно прописати в наказі, що відрядження здійснюється на службовому авто;
   • оформлюються підтвердні документи поїздки (квитанції, рахунки, документи від приймаючої сторони), щоб уникнути оподаткування добових понад норму і довести зв’язок витрат з госпдіяльністю за тим самим пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.
     Однак якщо реальна мета — відпочинок, маскувати її під відрядження не варто, краще оформити поїздку як особисту з належним оподаткуванням додаткового блага.

Найбезпечніше з точки зору контролюючих органів оформити поїздку як особисту відпустку з дозволом на використання службового авто, довіреністю/тимчасовим техпаспортом і врахованими податковими наслідками.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?