Правила заокруглення готівки при виплаті паїв фермерських господарств

Непорушність цивільно-правового зобов'язання: За договором оренди паю та ст. 526 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n2696 зобов’язання має виконуватися належним чином. Якщо пайовику належить 1 092,63 грн, списання навіть 3 або 13 копійок «у дохід підприємства» без його згоди юридично означає часткову невиплату заборгованості.

Незмінність бази та зобов'язання у відомості:

Нараховано: 1 419,00 грн.
До виплати (за вирахуванням ПДФО та ВЗ): 1 092,63 грн.
Ця цифра залишається незмінною в розрахунково-платіжних документах і в обліку на субрахунку 685 (або 663).

Щоб практично закрити питання з відсутніми в обігу монетами (1, 2, 5 копійок) без ризику звинувачень у неповному розрахунку з пайовиком, на рівні підприємства обирають один із трьох робочих сценаріїв. Усі вони базуються на головному правилі: нарахована сума та розрахункова сума до виплати (1 092,63 грн) в аналітиці бухобліку не обрізаються.

Сценарій 1. Видача в меншу сторону з перенесенням копійок на наступний період (найпоширеніший)
Цей спосіб застосовують, коли в касі є лише банкноти або монети номіналом від 50 копійок / 1 гривні.

Оформлення відомості:

У відомості на виплату готівки сума до виплати зазначається або з урахуванням фактичної технічної видачі (наприклад, 1 092,50 грн або 1 092,00 грн), або в графі ставиться точна сума 1 092,63 грн, а в касовій книзі та розрахункових листах відображається факт видачі 1 092,00 грн.
Фактична видача:

Пайовик отримує на руки 1 092,00 грн (або 1 092,50 грн) і розписується за фактично отримані кошти.
Облік різниці (сальдо):

Різниця (0,63 грн або 0,13 грн) залишається висіти як перехідне кредиторське сальдо на субрахунку 685 (або 663) за цим конкретним контрагентом.
Закриття заборгованості:

Ці копійки автоматично плюсуються до суми виплати паю за наступний рік (або наступний квартал). Заборгованість визнана підприємством, договір оренди не порушено, претензій щодо штучного списання коштів у пайовика чи перевіряючих немає.

Сценарій 2. Виплата з округленням у більшу сторону (на користь пайовика)
Цей варіант часто обирають великі господарства, щоб повністю уникнути претензій людей щодо «недовиплати» і не накопичувати дріб'язок на сотнях особових рахунків.

Фактична видача:

Замість 1 092,63 грн касир видає рівно 1 093,00 грн (округлення до гривні на користь людини) або 1 092,70 грн (якщо є монети по 10/50 копійок).
Облік різниці:

По субрахунку 685 виникає тимчасове дебетове сальдо (переплата) на суму 0,37 грн.
Подальший залік:

Ця переплата враховується як аванс під час наступного нарахування орендної плати: у наступному періоді до виплати буде нарахована сума мінус 0,37 грн. Права фізичної особи повністю захищені, адже вона отримала більше, а не менше.

Сценарій 3. Безготівковий переказ на картку (повне усунення касових копійок)
Якщо є можливість поступово переводити пайовиків на карткові рахунки, це повністю знімає проблему розмінної монети.

Підстава:

Пайовик пише стандартну заяву: «Прошу перераховувати належну мені орендну плату за безготівковим розрахунком на мій поточний рахунок IBAN...».
Перерахування:

Банківським платіжним дорученням відправляється точна сума до копійки — 1 092,63 грн.
Результат:

Субрахунок 685 закривається в нуль день у день без жодних розбіжностей, касових відомостей, ордерів та депонування.
Що має бути закріплено на підприємстві для безпеки касира
Щоб до касира не було внутрішніх запитань під час ревізії каси:

Видається внутрішнє розпорядження (наказ) керівника про порядок здійснення готівкових виплат пайовикам у зв'язку з вилученням із готівкового обігу монет дрібних номіналів.

У наказі прямо прописується механізм: наприклад, «Виплату здійснювати готівкою з точністю до 1 гривні у меншу сторону, а суму недоплачених копійок обліковувати як поточну кредиторську заборгованість перед орендодавцями з подальшим врахуванням під час наступних виплат».

Раді допомогти, звертайтесь ще!