Передача обов'язків головного бухгалтера під час відпустки: накази та процедура

На період відпустки головного бухгалтера, який одночасно виконує функції касира, касу можна передати керівнику. Для цього оформлюється наказ про тимчасове покладення на керівника обов’язків касира, проводиться фактичний перерахунок готівки та складається акт приймання-передавання цінностей.

Покладення функцій касира на іншого працівника на час тимчасової відсутності особи, яка веде касу, оформлюється внутрішнім розпорядчим документом підприємства відповідно до п. 45 розд. IV Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text.

Підприємство може видати окремий наказ про надання відпустки головному бухгалтеру та наказ про покладення на керівника обов’язків касира. В останньому слід зазначити період виконання цих обов’язків, передбачити право керівника підписувати відповідні касові документи та визначити дату передавання каси. Можливість підписання касових документів у такій ситуації регулюється, зокрема, п. 45-1 розд. IV Положення № 148.

На період виконання функцій касира з особою, яка тимчасово його замінює, укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність відповідно до п. 45 розд. IV Положення № 148. У цьому випадку такий договір оформлюється з керівником на період виконання ним обов’язків касира.

Перед початком відпустки головного бухгалтера необхідно фактично перерахувати готівку та інші цінності, які знаходяться в касі. Фактичний залишок звіряється із залишком за касовою книгою за типовою формою № КО-4.

За результатами складається акт приймання-передавання цінностей. У ньому доцільно зазначити фактичну суму готівки цифрами та прописом, номери останніх прибуткового і видаткового касових ордерів, а також зафіксувати передавання ключів від каси або сейфа. Акт підписують головний бухгалтер, який передає касу, та керівник, який її приймає.

Після повернення головного бухгалтера з відпустки проводиться зворотна процедура: перераховується фактичний залишок готівки, він звіряється з даними касової книги та оформлюється акт приймання-передавання цінностей від керівника головному бухгалтеру.

Якщо в наказі про тимчасове виконання обов’язків касира одразу встановлений конкретний строк, наприклад «на період відпустки головного бухгалтера з... по...», окремий наказ про припинення виконання керівником функцій касира після повернення головного бухгалтера видавати не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!