Облік участі в виставці: рахунки, витрати та оподаткування

Найбезпечніше оформити відносини з трьома виробниками як надання їм маркетингових (рекламних) послуг із представлення та просування їхньої продукції на міжнародній виставці. Отримані від виробників суми будуть оплатою послуг, включатимуться до доходу ТОВ та оподатковуватимуться ПДВ за ставкою 20%.

Оформлювати отримані від виробників кошти лише як «відшкодування витрат на участь у виставці» ризиковано. Доцільно укласти з кожним виробником договір про надання рекламних/маркетингових послуг або відповідну додаткову угоду до чинного договору. Предметом договору може бути організація презентації та просування продукції конкретного виробника, а також пошук потенційних покупців під час міжнародної виставки. Договірні відносини ґрунтуються, зокрема, на принципі свободи договору, передбаченому ст. 627 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863.

У рахунку кожному виробнику можна зазначити: «Маркетингові (рекламні) послуги з представлення продукції ТМ "[Назва]" на міжнародній виставці [назва заходу, місто, країна]». Після завершення виставки з аналогічним формулюванням складається акт наданих послуг.

Надання послуг бажано додатково підтвердити звітом, у якому описати фактично проведені заходи: розміщення зразків продукції конкретного виробника на стенді, розповсюдження його каталогів, проведення переговорів з іноземними дистриб’юторами тощо. До звіту доцільно додати фотографії стенда, на яких зафіксована продукція кожного з виробників.

Податкову накладну ТОВ складає кожному виробнику за правилом першої події — на дату отримання попередньої оплати або на дату оформлення документа, що підтверджує постачання послуг.

Для рекламних послуг місце постачання визначається за місцем реєстрації отримувача послуг як суб’єкта господарювання (пп. «б» п. 186.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). Оскільки отримувачами рекламних послуг є українські виробники, ТОВ нараховує ПДВ за ставкою 20%. Крім того, відповідно до п. 188.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551 суми коштів, що передаються у зв’язку з компенсацією вартості послуг, включаються до бази оподаткування ПДВ.

Щодо послуг українського організатора виставки порядок залежатиме від оформлення ним операції. Якщо організатор виставить рахунок із ПДВ 20% та зареєструє податкову накладну, ТОВ має право на податковий кредит відповідно до п. 198.3 ПКУ. Якщо організатор застосує пп. 186.2.3 ПКУ щодо послуг, пов’язаних із проведенням виставки за місцем її фактичного проведення за кордоном, і оформить операцію без ПДВ, вхідного податкового кредиту в ТОВ не буде.

Якщо вартість участі становить 150 000 грн без ПДВ і її порівну розподілено між трьома виробниками, кожному виробнику доцільно виставити 50 000 грн вартості послуг плюс 10 000 грн ПДВ, тобто загалом по 60 000 грн. Інакше, якщо домовлені 50 000 грн уже включають ПДВ, частина цієї суми фактично припадатиме на податкові зобов’язання з ПДВ.

Для податку на прибуток об’єкт оподаткування визначається виходячи з фінансового результату за даними бухгалтерського обліку відповідно до пп. 134.1.1 ПКУ. Податкових різниць безпосередньо за такими операціями не виникає. Якщо загальна вартість наданих виробникам послуг без ПДВ дорівнює витратам на участь у виставці, відповідні доходи перекриваються понесеними витратами.

Якщо послуги організатора становлять 150 000 грн без ПДВ, а кожен із трьох виробників сплачує 50 000 грн без ПДВ плюс 10 000 грн ПДВ, бухгалтерські записи можуть бути такими.

Проведення:

отримано послуги від організатора виставки — Дт 23 (або 93) – Кт 631 — 150 000 грн

відображено податковий кредит, якщо організатор надав зареєстровану ПН із ПДВ 20% — Дт 641/ПДВ – Кт 631 — 30 000 грн

оплачено послуги організатора — Дт 631 – Кт 311 — 180 000 грн, або 150 000 грн, якщо операція без ПДВ

отримано оплату від трьох виробників по 60 000 грн — Дт 311 – Кт 681 (361) — 180 000 грн

нараховано податкові зобов’язання з ПДВ — Дт 643 – Кт 641/ПДВ — 30 000 грн, по 10 000 грн на кожного виробника

підписано акти наданих послуг — Дт 361 – Кт 703 — 180 000 грн

відображено ПДВ — Дт 703 – Кт 643 — 30 000 грн

зараховано отриману передоплату — Дт 681 – Кт 361 — 180 000 грн

списано собівартість наданих послуг — Дт 903 – Кт 23 — 150 000 грн

Основний ризик виникає, якщо оформити платежі виробників просто як компенсацію витрат третьої особи без належного підтвердження отриманих ними послуг. Для документального підтвердження операції доцільні договір про рекламні/маркетингові послуги, рахунок, акт і детальний звіт із фотографіями продукції кожного виробника на виставковому стенді.

Також існує ризик зупинення реєстрації податкових накладних, якщо надання маркетингових послуг не є звичайним видом діяльності ТОВ. Для таких послуг можуть застосовуватися коди ДКПП 73.11 або 73.12. Для зменшення ризику зупинення реєстрації ПН можна завчасно подати Таблицю даних платника податку щодо відповідного коду діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!