Витрати на паливо: як правильно заповнити подорожній лист

Для підтвердження господарського використання автомобіля недостатньо зазначити в подорожньому (маршрутному) листі лише загальний пробіг 2 000 км за місяць. Доцільно щоденно фіксувати конкретний маршрут, показники одометра, пробіг та господарську мету кожної поїздки. Інакше виникає ризик нарахування компенсуючих ПДВ-зобов’язань за пальним та визнання вартості його негосподарського використання додатковим благом директора.

Право на податковий кредит щодо придбаного пального виникає за наявності належної підстави, зокрема зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної (п. 198.3, п. 201.10 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). У передбачених ПКУ випадках підставою для податкового кредиту можуть бути й документи, визначені п. 201.11 ПКУ.

Якщо підприємство не може документально підтвердити використання пального в господарській діяльності, зокрема через відсутність інформації про маршрути та мету поїздок, виникає ризик його кваліфікації як використаного в негосподарській діяльності. У такому випадку відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ та скласти зведену податкову накладну.

Крім того, непідтверджене використання автомобіля і пального керівником в особистих цілях може розглядатися як отримання ним додаткового блага. У такому випадку виникає ризик оподаткування ПДФО за ставкою 18%, а при наданні доходу в негрошовій формі — із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ, а також військовим збором за ставкою 5%.

Типову обов’язкову форму подорожнього листа легкового автомобіля скасовано, тому підприємство може розробити власну форму маршрутного (подорожнього) листа та затвердити її наказом керівника. Для використання такого документа як первинного він повинен містити обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

У маршрутному листі доцільно за кожний день зазначати конкретний маршрут із пунктами відправлення та призначення, наприклад: «Офіс (адреса) — банк (адреса) — ТОВ “Х” (адреса) — відділення поштового оператора №__ — офіс». Формулювання на кшталт «поїздки по місту» або лише загальна цифра пробігу за місяць не дають належної деталізації використання автомобіля.

Також за кожною поїздкою зазначається її господарська мета: доставка документів, переговори з постачальником, огляд або отримання товару, передача документів контрагенту тощо. Показники одометра фіксуються перед початком та після завершення поїздок, а на їх підставі визначається фактичний пробіг.

Окремо слід вести облік пального: залишок на початок періоду, кількість заправленого пального за підтвердними документами, витрата відповідно до встановлених підприємством норм, фактична витрата та залишок. Документ підписують керівник як особа, яка користується автомобілем, та відповідальна за облік особа.

Пробіг 2 000 км за місяць при довжині міста близько 12 км фактично означає приблизно 90–100 км поїздок на кожний робочий день. Тому такий пробіг має підтверджуватися реальними маршрутами та господарською метою поїздок. Якщо керівник здійснює службові поїздки за межі населеного пункту, відповідні поїздки слід документально оформлювати, зокрема наказами про відрядження із зазначенням мети та маршруту, якщо поїздка має характер службового відрядження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Для документального підтвердження витрат на пальне підприємству доцільно мати наказ про закріплення автомобіля за керівником із зазначенням його використання для господарських потреб підприємства, наказ про затвердження норм витрат пального, маршрутні листи з деталізацією поїздок за кожний день та щомісячний акт списання пального. В акті узагальнюються фактичний пробіг, установлені норми та кількість пального, що підлягає списанню.

Раді допомогти, звертайтесь ще!