Оформлення працівника, що їздить у відрядження на власному авто

Договір оренди або позички не є формально «обов’язковим», але без такого договору або безоплатного користування використання пального / талонів для особистого авто працівника майже гарантовано вважатиметься його додатковим благом з оподаткуванням, навіть якщо ви пропишете використання авто в трудовому договорі.

Обґрунтування

1. Статус авто і податкові наслідки паливних талонів
   Прописати в трудовому договорі, що працівник може використовувати власне авто, дозволяє виплачувати компенсацію за ст. 125 КЗпП, але саме авто залишається особистим майном працівника. У такому разі компенсація за використання авто (включаючи пальне) розглядається як додаткове благо й оподатковується ПДФО та військовим збором на підставі пп. 164.2.17 ПКУ, оскільки це грошове або майнове відшкодування витрат працівника, яке не звільнене ст. 165 ПКУ. Передача паливних талонів для заправки власного авто працівника є додатковим благом у негрошовій формі, що підтверджується позицією ДПС щодо талонів і компенсації пального, з оподаткуванням ПДФО (як додаткове благо) і військовим збором. Щоб пальне стало витратами підприємства без доходу працівника, потрібне оформлення права користування авто підприємством (оренда зі ст. 799 ЦКУ чи позичка зі ст. 827 ЦКУ). Тоді пальне використовується для службового транспорту, а не для особистих потреб працівника.

2. Чи подавати 20-ОПП
   Обов’язок подати форму № 20-ОПП виникає, коли авто використовується як об’єкт, пов’язаний з оподаткуванням, у господарській діяльності суб’єкта. Якщо підприємство орендує авто у працівника і використовує його в діяльності, авто стає об’єктом, про який слід повідомити за п. 8.4 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, незалежно від того, чи авто власне чи орендоване. Якщо ж ви не оформляєте оренду/позичку, а лише компенсуєте працівнику пальне для його особистого авто, формально підприємство не має об’єкта у своєму користуванні, а відбувається компенсація витрат працівника, тож підстав для подання 20-ОПП саме на це авто немає.

3. Чи відображати в звітності
   Якщо пальне компенсується як дохід працівника (додаткове благо), його обов’язково відображають у Податковому розрахунку як оподатковуваний дохід фізособи. Такий дохід показують у додатку 4ДФ з відповідною ознакою (для додаткових благ – 126, у разі грошової компенсації – можливий варіант 127), а також у Д1 / Д5 в частині бази нарахування ЄСВ, якщо компенсація потрапляє до фонду оплати праці за Інструкцією № 5. Якщо ж авто офіційно передане в оренду чи позичку і пальне купується підприємством для експлуатації службового авто, витрати на пальне не є доходом працівника і в об’єднаній звітності не відображаються.

4. Паливні талони як форма компенсації
   Передача талонів працівнику для заправки особистого авто, яке не є службовим (немає оренди/позички), утворює негрошове додаткове благо. Для ПДФО база оподаткування визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ, а військовий збір 5% утримується з вартості талонів без коефіцієнта. Якщо ж авто передане підприємству за договором оренди або позички, талони/паливо є ресурсом для службового транспорту, не утворюють доходу працівника і не оподатковуються, а їх вартість списується на витрати з підтвердженням подорожніми листами та внутрішніми нормами витрат.

Оформлення або оренди, або позички авто працівника суттєво зменшує податкові ризики і дозволяє заправляти авто паливними талонами без нарахування доходу працівнику.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?