Використання факсиміле на внутрішніх документах підприємства: нюанси

Є певні роз'яснення податківців, наприклад:

«Факсимільне відтворення підпису допускається тільки у випадках, визначених законом або за письмовою згодою сторін, яка містить зразки відповідного аналога власноручного підпису (ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України).

Документи, для яких не можна використовувати факсиміле:

податкова та фінансова звітність

податкові накладні

банківські розрахункові документи

касові документи підприємства

Отже, використання факсиміле можливе лише для певних первинних документів і лише за письмової домовленості сторін. Але для податкової та фінансової документації його застосування заборонене» ( роз'яснення ДПС по роботі з великими платниками податків «Факсиміле у первинних документах: коли дозволено, а коли заборонено?» опубліковано 04.04.25 р., посилання на повний текст: https://svp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/883251.html ).

Тобто не можна використовувати факсиміле при у разі підписання: податкової та фінансової звітності; ПН/РК; платіжних інструкцій; касових документів.

Також в п.12 підр.8 розд.ІІ Правил № 1000/5 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n177 ), «факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається»

Щодо кадрових документів – їх слід віднести до організаційно – розпорядчих:

«організаційно-розпорядча документація, що є одним з класів управлінської документації, поділяється на:

організаційну, що містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад установи, функціональний зміст діяльності установи та її підрозділів (положення або статут установи, положення про структурні підрозділи установи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження);

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо)» (п.3 підр.1 розд. IІ Правил № 1000/5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n77 ).

Тому кадрові документи не можна підписувати за допомогою факсиміле.

Щодо виробничих звітів та накладних вимог – вважаємо, що не варто їх підписувати за допомогою факсиміле. Як свідчить практика – наведені документи разом з первинними документами підтверджують певні господарьскі операції. Тому з метою уникнення питань з боку податківців краще, що б ці документи були підписані власноруч.

Надаємо Вам посилання на матеріал на сайті Семінар Ком від 23.06.25 р. «Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків»: https://7eminar.ua/news/9265-dokumenti-z-faksimile-svidko-ta-zrucno-ale-ci-bezpecno

Раді допомогти, звертайтесь ще!