Класифікація витрат відрядження директора і менеджера збуту

У бухобліку доцільно розбити суму, сплачену з КПК, на дві частини: витрати директора віднести на адміністративні витрати, а витрати менеджера – на витрати на збут, при цьому розрахунки за КПК вести на одному підзвітному рахунку директора.

Обґрунтування

1. Хто звітує і хто є підзвітною особою. За розрахунками через КПК підзвітною особою є держатель картки, тобто директор, саме він подає звіт/пакет документів, а витрати визнають через рахунок 372 у розрізі цієї особи; ПКУ дозволяє відшкодовувати витрати на проїзд і проживання працівників без оподаткування в межах переліку, наведеного у пп. 170.9.1 ПКУ, за наявності належних підтвердних документів.

2. Розподіл витрат за функціональним призначенням. Класифікацію витрат (адміністративні, збуту тощо) визначають не за тим, хто платив, а за тим, до якої діяльності вони належать; тому витрати на відрядження директора, пов’язані з управлінськими функціями, відносять на рах. 92, а витрати на відрядження менеджера збуту – на рах. 93 навіть якщо оплата всього пакета послуг пройшла однією операцією з КПК директора.

3. Типові проводки для розподілу витрат.

4. Документальне підтвердження розподілу. Щоб розподіл на 92 і 93 був обґрунтованим, у наказі про відрядження й внутрішніх розрахунках варто окремо показати витрати за кожним працівником (окремі рахунки готелю або розшифровка, окремі квитки), а у звіті директора розбити суму за видами витрат та працівниками.

Такий підхід дає змогу коректно відобразити функціональну структуру витрат, не порушуючи правил обліку розрахунків за КПК.