Правила списання матеріалів для прибиральниці в організації

Матеріали для прибирання обліковуйте як запаси, списуйте на адмінвитрати за актом списання без персоніфікації, а норми списання бажано встановити внутрішнім наказом для обґрунтування витрат і контролю ліміту 7000,00 грн.

Обґрунтування

1. Облік і списання матеріалів для прибирання. Мийні засоби, серветки, швабри можна обліковувати на субрахунках 201 або 209 як матеріали, а при передачі в експлуатацію списувати на відповідні витрати. Для адмінпотреб робляться записи на кшталт: Дт 92 «Адміністративні витрати» – Кт 201/209 на підставі акта списання; аналогічний підхід застосовується до ганчір’я для прибирання цеху за Інструкцією про застосування Плану рахунків, затвердженою Інструкцією № 291.

2. Документальне оформлення списання. Списання матеріалів підтверджується первинними документами, що містять обов’язкові реквізити, зокрема актом списання запасів за місяць (без прив’язки до окремих працівників). Вимогу до первинних документів установлює ст. 9 Закону № 996-XIV, а в практиці для подібних матеріалів (кава, вода, засоби гігієни) використовується саме акт списання загальним обсягом за період.

3. Чи потрібні норми списання і як їх оформити. Закон прямо не зобов’язує встановлювати норми для мийних засобів, але для контролю адмінвитрат і доведення їх обґрунтованості доцільно затвердити наказом керівника внутрішні норми. У наказі варто: описати цілі (забезпечення санітарно-гігієнічних умов приміщень), визначити відповідальну особу (прибиральницю), встановити орієнтовні норми (наприклад, кілограми/літри на місяць на площу приміщень) і пов’язати їх з річним бюджетом 7000,00 грн. Такі норми мають внутрішній характер і використовуються як підстава для складання актів списання у межах затвердженого кошторису.

4. Зв’язок із неприбутковим статусом. Для громадської організації важливо, щоб адмінвитрати відповідали статутній діяльності і не перевищували встановлених обмежень для окремих видів неприбуткових організацій (наприклад, благодійних організацій, для яких адмінвитрати обмежені 20 % доходу згідно з п. 3 ст. 16 Закону № 5073-VI). Внутрішні норми та акти списання допоможуть довести цільове використання коштів і зберегти відповідність вимогам п. 133.4 ПКУ щодо неприбуткового статусу.

Коректно оформлені наказ про норми, акти списання і облік на рахунках запасів та адмінвитрат дозволять безпечно списувати миючі матеріали в межах річного бюджету.