Оплата послуг онлайн-сервісів: облік, проводки та підтвердження витрат

Можна оплачувати ці послуги з корпоративної картки, але потрібно забезпечити власний пакет документів і правильно відобразити операції в обліку як зараз (ЄП 5%), так і після переходу на загальну систему з ПДВ.

Обґрунтування

1. Що робити з «актами», яких не надають Google / iCloud / Facebook
   Іноземні сервіси зазвичай формують інвойси / квитанції у кабінеті або на e‑mail, але вони не відповідають повністю вимогам до первинних документів в Україні. Тому:

   • завантажуйте інвойси / квитанції з кабінетів Google, Facebook, Apple (iCloud);
   • зберігайте виписки банку за корпоративною карткою із зазначенням списання;
   • щомісяця складайте внутрішній акт або бухгалтерську довідку з описом послуг, періодом, сумою в гривні, посиланням на інвойси.
     Для реклами Facebook прямо рекомендується внутрішній акт + бухгалтерська довідка, де такі витрати відносять до витрат на збут згідно з п. 19 НП(С)БО 16 «Витрати».

2. Облік зараз, коли ТОВ на ЄП 5% без ПДВ
   ПДВ за послуги нерезидента у єдинника 5% Верховний Суд визнав не обов’язковим для ТОВ на 3 групі 5% (рішення по послугах оренди; висновок поширюють на інші послуги, у т.ч. електронні, але це позиція суду, а не ДПС). Податковий облік ЄП не залежить від витрат, але для коректної фінзвітності витрати відображати треба. Типова схема відображення в бухобліку (без ПДВ):

   Операція	Дт	Кт	Зміст
   Перераховано кошти на корпоративну картку з поточного рахунку	313	311	Поповнення картки
   Списано кошти з картки на користь сервісу Google / Facebook / Apple	92, 93*	313	Визнано витрати на послуги (з реклами – 93, з хмарних / поштових сервісів – 92)

   *Рахунок 93 – для рекламних послуг, 92 – для адміністративних / ІТ-сервісів (Google Workspace, iCloud для бек‑офісу тощо).
   Для документального підтвердження достатньо пакета: інвойс сервісу + банківська виписка + внутрішня довідка / акт.

3. Після переходу на загальну систему + ПДВ: документальне підтвердження
   Підхід до первинних документів такий самий:

   • інвойси та квитанції в особистих кабінетах;
   • банківська виписка по КПК;
   • внутрішній акт / бухгалтерська довідка за місяць;
   • за потреби наказ керівника про рекламні кампанії.
     Для Google / Facebook реклама – це електронні послуги, а місце їх постачання – Україна (отримувач-резидент), тому операції є об’єктом ПДВ. Це випливає з визначення електронних послуг у пп. 14.1.56-5 ПКУ та правила місця постачання за пп. 186.3-1 ПКУ.

4. Після переходу на загальну систему з ПДВ: проводки та ПДВ за послугами нерезидентів
   Коли ТОВ стане платником ПДВ, при оплаті послуг Google / Facebook / iCloud:

   1. Визначаємо першу подію для ПДВ – дата інвойсу, який підтверджує факт надання послуг, або дата списання коштів з рахунку / картки (що раніше) згідно з п. 187.8 ПКУ.
   2. Самостійно нараховуємо ПДВ як отримувач послуг від нерезидента за ст. 208 ПКУ та складаємо податкову накладну з причиною «14», умовним ІПН 500000000000 у полі постачальника (нерезидент, країна).
   3. Відображаємо ПДВ одночасно як зобов’язання і як податковий кредит (за умови реєстрації ПН). Типові проводки (для реклами):

   Операція	Дт	Кт	Зміст
   Поповнено корпоративну картку	313	311	Переказ коштів на картку
   Визнано собівартість рекламних послуг (без ПДВ) за внутрішнім актом	93	685	Зобов’язання перед нерезидентом (умовно)
   Нараховано ПЗ з ПДВ за послуги нерезидента (20%)	641/ПДВ	643*	Податкове зобов’язання з ПДВ
   Одночасно відображено податковий кредит (за зареєстрованою ПН типу 14)	643*	641/ПДВ	Віднесено ПДВ до податкового кредиту
   Фактичне списання коштів з картки (оплата)	685	313	Погашення заборгованості перед нерезидентом

   *Можна використовувати проміжний субрахунок 643 «Податкові зобов’язання, що підлягають уточненню», або іншу облікову схему, затверджену в обліковій політиці.
   Витрати за послугами реклами та сервісів, як і раніше, у бухобліку йдуть на 93 (реклама) або 92 (адміністративні витрати) відповідно до п. 19 НП(С)БО 16.

5. Якщо частина оплат за Google / Facebook / iCloud уже здійснена до переходу на ПДВ
   ПДВ нараховується лише з моменту, коли ТОВ набуло статусу платника ПДВ. Оплати і послуги, повністю надані до дати реєстрації платником ПДВ, відображаються без ПДВ, лише як витрати (за схемою блоку 2). Для послуг, які тривають перехідний період (передплата), дата виникнення ПДВ визначається за першою подією після реєстрації платником ПДВ за правилами п. 187.8 ПКУ.

Надалі вам варто затвердити в обліковій політиці порядок оформлення послуг нерезидентів (накази, внутрішні акти, бухгалтерські довідки та типові проводки).