Чи потрібно виписувати подорожні листи щодня для ТОВ

Законодавство не зобов’язує складати подорожній лист виключно щодня — виписати один подорожній (маршрутний) лист на місяць дозволено. Проте в такому місячному документі обов’язково має бути щоденна деталізація поїздок (маршрути, мета, показники спідометра), інакше виникають високі податкові ризики.

Типові форми подорожніх листів (як для вантажних, так і для легкових автомобілів) скасовані ще у 2013 році. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 та п. 2.7 Положення № 88, підприємство має право самостійно розробити та затвердити наказом керівника власну форму первинного документа (подорожній лист, маршрутний лист, рапорт або звіт водія). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text

Оскільки мінімальним звітним періодом у бухобліку є місяць (Закон про бухоблік, ч. 5 ст. 9), складання первинного документа з періодичністю раз на місяць не порушує правил обліку. Періодичність складання слід обов’язково зафіксувати в наказі про облікову політику (або в наказі про порядок експлуатації службового автотранспорту).

Первинний документ має містити обов’язкові реквізити (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 2 ст. 9):

• назву документа, дату складання, назву підприємства;
• зміст та обсяг господарської операції (марка/номер авто, конкретний маршрут поїздки, її службова мета, пробіг у кілометрах, витрати пального в літрах);
• посади, прізвища та особисті підписи відповідальних осіб (водія, бухгалтера/механіка).

Головний ризик місячного листа: якщо ви запишете показники сумарно за весь місяць одним рядком (наприклад: «поїздки по місту — 1 200 км» без розшифровки днів і маршрутів), податкові органи не визнають такий документ належним первинним документом через відсутність розкриття змісту операції.

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

У разі відсутності щоденної деталізації під час перевірки виникають ризики:

1. Визнання пального додатковим благом водія за Податковим кодексом України, пп. 164.2.17: донарахування ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 (ПКУ, п. 164.5) та військового збору за ставкою 5% (без коефіцієнта).
2. Втрата податкового кредиту з ПДВ: якщо авто використовує платник ПДВ, негосподарське використання пального вимагатиме нарахування компенсуючих податкових зобов'язань згідно з Податковим кодексом України, п. 198.5.

Якщо ТОВ обирає оформлення одного подорожнього листа на місяць, дотримуйтесь таких вимог:

1. Таблична частина зі щоденними рядками:
   
   • у бланку місячного листа має бути таблиця, де водій за кожен робочий день (або кожну поїздку) фіксує:дату;
   • детальний маршрут (звідки — куди, назва контрагента, складу, банку тощо);
   • мету поїздки (господарське призначення);
   • показання спідометра на початок і кінець робочого дня;
   • рух пального (залишок, заправка за чеками/картками, витрата).
2. Наказ по підприємству:
   
   • видайте наказ, у якому затвердіть розроблену форму місячного подорожнього листа, закріпіть водіїв за автомобілем, встановіть норми списання пального та пропишіть пряму заборону на використання авто в особистих цілях та у неробочий час.
3. Зведений документ як альтернатива:
   
   • на практиці найбезпечнішим компромісом є оформлення простих щоденних маршрутних талонів/листів, а наприкінці місяця — складання зведеного акта на списання пального за місяць (Закон про бухоблік, ч. 1 ст. 9).

Раді допомогти, звертайтесь ще!