Відшкодування витрат на відрядження: правила для колективних оплат

В обох випадках безпечніше компенсувати кожному працівнику тільки його «частку» витрат, а не повну суму, сплачену колегою, щоб не виник додатковий оподатковуваний дохід; оформити це можна через авансовий звіт того, хто платив, із деталізацією по кожному працівнику і посиланням на наказ про відрядження.

Обґрунтування

1. Чому не варто відшкодовувати все одному працівнику. Неоподатковуваними є лише відшкодовані витрати на відрядження конкретного працівника в межах фактичних витрат за наявності підтвердних документів на ці витрати саме цієї особи, зокрема на проїзд і проживання, а також будь‑які збори і податки, пов’язані з такими витратами, відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. Якщо одному працівнику компенсувати суму, що фактично відноситься до інших осіб, податківці можуть визнати цю «чужу» частину додатковим благом такого працівника і оподаткувати ПДФО та військовим збором як перевищення його власних витрат.

2. Квитки на автобус і літак, оплачені одним працівником за чотирьох. Щоб мінімізувати ризики, дійте так:

   • у наказі про відрядження або окремим розпорядженням передбачте, що конкретний працівник уповноважений придбати квитки для всієї групи;
   • авансовий звіт подає саме той працівник, який оплатив квитки, і додає: електронні/паперові квитки з переліком усіх пасажирів, платіжні документи (чек, виписка тощо);
   • у внутрішньому розрахунку до звіту розподіліть суму квитків між чотирма працівниками (наприклад, порівну або за фактичною вартістю кожного місця, якщо вона різна);
   • у бухобліку відносьте на витрати по кожному працівнику тільки його частку, а у виплаті тому, хто платив, відображайте компенсацію як відшкодування витрат, понесених за дорученням роботодавця, а не як його особистий дохід за інших. Такий підхід відповідає вимозі ПКУ, що до оподатковуваного доходу включається лише сума перевищення фактичних витрат конкретного платника над відшкодованою сумою.

3. Проживання двох працівників в одному готельному номері, оплата одним. Безпечний варіант оформлення:

   • у готельному рахунку бажано вказати прізвища обох працівників та період проживання;
   • оплата може бути здійснена одним працівником (готівкою або карткою), але до авансового звіту він додає готельний рахунок і платіжний документ, а у пояснювальній записці/розшифровці зазначає, що в номері проживали двоє відряджених, наводить прізвища і розподіл вартості (як правило, 50/50);
   • у витратах кожного працівника враховуйте тільки його частку вартості проживання, що узгоджується з нормою пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ про відшкодування вартості проживання конкретної фізичної особи. Якщо ж у рахунку або внутрішніх документах буде видно, що вся сума віднесена лише на одну особу, податківці можуть трактувати частину витрат за другого працівника як додаткове благо першого.

4. Що прописати у внутрішніх документах. Щоб узгодити такі ситуації з ПКУ та зменшити ризики, доцільно:

   • у Положенні про відрядження передбачити право роботодавця уповноважувати одного працівника оплачувати проїзд і проживання для інших відряджених працівників;
   • у наказі про відрядження конкретно вказувати такого працівника, перелік колег, за яких він може платити, та види витрат (квитки, проживання), що оплачуються для групи;
   • вимагати, щоб усі первинні документи містили або прізвища всіх працівників, або хоча б були доповнені внутрішньою розшифровкою розподілу сум між ними. Це допоможе довести, що відшкодовується не дохід однієї особи, а витрати підприємства на всіх відряджених, згідно з п. 170.9.1 ПКУ.

Дотримання описаного підходу дозволяє компенсувати групові витрати без визнання частини сум додатковим благом будь‑якого працівника.