Оформлення службового авто для директора: документи та податкові нюанси

Надати службове авто директору у власне користування можна, але це потрібно або оформити як оренду, або визнати використання авто додатковим благом з оподаткуванням ПДФО, військовим збором і, як правило, ЄСВ та ПДВ; обов’язкове детальне документальне оформлення (накази, подорожні листи, розрахунок особистих кілометрів).

Обґрунтування

1. Варіант 1 — оренда авто директором як фізособою. Якщо підприємство передає автомобіль директору в платне користування, це договір найму (оренди) транспортного засобу, який за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню згідно зі ст. 799 Цивільного кодексу України. У такому разі:

   • укладається нотаріально посвідчений договір оренди між підприємством і директором;
   • директор сплачує орендну плату, а підприємство відображає дохід від оренди, нараховує ПДВ (як постачання послуг) і податок на прибуток у загальному порядку;
   • пальне для «особистих» поїздок, як правило, не списується на витрати підприємства, або воно окремо компенсується директором.

2. Варіант 2 — додаткове благо (найчастіше на практиці). Якщо авто підприємства надається директору для особистих поїздок без оформлення оренди, використання майна розглядається як дохід у вигляді додаткового блага. До оподатковуваного доходу включається:

   • вартість користування автомобілем (орієнтир — звичайна/ринкова вартість оренди аналогічного авто), що відповідає підходу пп. «е» пп. 164.2.17 та п. 164.2.17 Податкового кодексу України;
   • вартість пального, використаного на особисті поїздки, якщо його купували за кошти підприємства.
     Такий дохід оподатковується ПДФО 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ, військовим збором 5 % без коефіцієнта; за наявності трудових відносин сума додаткового блага включається до фонду оплати праці і є базою нарахування ЄСВ 22 % (орієнтир — п. 2.3.3 Інструкції №5, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5, п. 3.4 цієї Інструкції).

3. ПДВ-наслідки особистого використання. Якщо пальне, ремонт, обслуговування авто та інші витрати, за якими сформовано податковий кредит, фактично використовуються в особистих поїздках директора, це вважається негосподарським використанням. У такому разі слід нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ на частину витрат, що відповідає «особистим» поїздкам.

4. Документальне оформлення додаткового блага. Щоб коректно визначити оподатковуваний дохід і розмежувати службові та особисті поїздки, доцільно:

   • видати наказ про порядок використання службового авто, закріпити автомобіль за директором, визначити, що частина поїздок може бути особистою з відповідним оподаткуванням;
   • затвердити форму подорожнього (маршрутного) листа з усіма реквізитами первинного документа за ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996‑XIV: дата, маршрут, показники спідометра, пробіг, мета поїздки;
   • у подорожніх листах відокремлювати кілометраж господарських і особистих поїздок, щоб розрахувати частку пального та вартість користування авто, які формують додаткове благо;
   • на підставі цих даних робити розрахунок вартості додаткового блага (орендна вартість + пальне), нараховувати ПДФО, військовий збір, ЄСВ і, за потреби, ПДВ.

5. Якщо надається лише пальне до приватного авто директора. Видача паливної картки або оплата пального для особистого автомобіля директора без договору оренди/позички авто підприємством створює дохід у вигляді додаткового блага відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 і п. 164.2.17 ПКУ, оподатковуваний ПДФО з натуральним коефіцієнтом та військовим збором, а також зобов’язує нарахувати компенсуючі ПДВ-зобов’язання за п. 198.5 ПКУ.

Надання службового авто директору для власних поїздок без оподаткування можливе лише за умови повністю платного користування за ринковою ціною або повної компенсації всіх вигод, в іншому разі завжди виникає оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага.