Як діяти при технічних збоях фіскалізації чеків в магазині

Змінити вже сформований та відправлений на сервер ДПС Z-звіт технічно й законодавчо неможливо. Необхідно перевірити фактичний статус чека в базі ДПС, скласти внутрішній Акт про технічний збій із додаванням банківського сліпа (квитанції термінала), а суму доходу включити до податкового обліку в повному обсязі за банківською випискою.

Насамперед перевірте статус «завислого» чека в особистому кабінеті платника (або в «Журналі операцій» вашого ПРРО):

• Якщо чек усе ж отримав фіскальний номер (наприклад, пакет даних передався із затримкою, коли відновився зв'язок): це означає, що розрахунковий документ зареєстрований на фіскальному сервері. Він міг не увійти до денного Z-звіту через момент його закриття, але розрахункова операція є зафіскалізованою.
• Якщо чек має статус відхиленого / не зареєстрованого: операція не вважається проведеною через ПРРО згідно зі ст. 2 Закону України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n15

Оскільки кошти через POS-термінал списано, а товар видано покупцю, операція відбулася. Відповідно до п. 1 та п. 2 ст. 3 Закону № 265 суб'єкт господарювання зобов'язаний проводити розрахункові операції на повну суму покупки та надавати чек встановленої форми.

• Для усунення невідповідності сформуйте фіскальний чек на відповідну суму в поточній зміні (із зазначенням безготівкової форми оплати).
• Якщо клієнт залишив контактні дані (номер телефону або e-mail) — надішліть електронний чек йому, або збережіть роздрукований чек разом із документами за зміну.

Щоб уникнути претензій податківців під час фактичної перевірки щодо розбіжності між даними банківського еквайрингу та підсумками Z-звіту за минулий день:

1. Складіть Акт про технічний збій / пояснювальну записку у довільній формі.
   В акті детально зазначте:
   
   • дату, час та обставини інциденту (збій зв'язку або програмного забезпечення під час розрахунку банківською карткою);
   • номер операції за POS-терміналом, код авторизації;
   • причину, чому сума пройшла по терміналу, але не потрапила до Z-звіту відповідного дня;
   • реквізити чека, вибитого пізніше для виправлення ситуації.
2. Додайте до акта квитанцію (сліп) POS-термінала, виписку банку-еквайєра та копію сформованого Z-звіту.

Згідно з роз'ясненнями контролюючих органів, під час проведення операції закриття зміни касиру надається для попереднього перегляду Z-звіт. Якщо ви бачите, що сума в ньому не збігається із сумою проведених за терміналом операцій (чеки «зависли»), не закривайте зміну одразу:

• скасуйте дію закриття зміни;
• переконайтеся, чи не перейшов ПРРО в автономний режим офлайн (і чи надсилаються чеки);
• зачекайте кілька хвилин на синхронізацію з фіскальним сервером;
• перевірте появу чеків у «Журналі операцій», і лише після успішної фіскалізації повторно формуйте Z-звіт.

Раді допомогти, звертайтесь ще!