Правила оформлення знищення документів після закінчення терміну зберігання

Паперові документи, строк зберігання яких минув, можна знищити лише після проведення експертизи цінності документів, оформлення описів справ та акта про вилучення для знищення і погодження цього акта з держархівом, а вже потім їх фактично утилізувати.

Обґрунтування

1. Створіть експертну комісію та проведіть експертизу.
   Кожна юрособа зобов’язана проводити експертизу цінності документів, щоб визначити, що підлягає внесенню до Національного архівного фонду, а що можна знищити, та встановити строки зберігання інших документів згідно зі ст. 1 Закону №3814. Експертну комісію утворюють за Порядком №1004, до її складу входять керівники служби діловодства й архівного підрозділу та інші працівники, а голову призначає керівник юрособи. Експертиза цінності в діловодстві проводиться щороку в підрозділах під методичним керівництвом служби діловодства згідно з п. 2 гл. 2 розд. V Правил №1000/5.

2. Визначте, які справи можна знищити, і складіть описи.
   Відбір документів на знищення роблять не за заголовками в номенклатурі, а за змістом і строками зберігання, встановленими Переліком №578/5, що містить типові строки для бухобліку, податкових та інших документів наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5. Строк зберігання у Переліку обчислюють з 1 січня року, наступного за роком завершення справи. За п. 5 гл. 2 розд. V Правил №1000/5 заборонено відбирати документи на знищення лише за заголовками в описах. Після аналізу номенклатури справ складають описи справ: постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) та з особового складу (п. 1, 2 гл. 5 розд. VII Правил №1000/5).

3. Складіть Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
   Після завершення описів за визначений період складають Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, за формою з додатку 15 до Правил №1000/5, у двох примірниках, з валовою нумерацією від 1 (п. 1 гл. 3 розд. V Правил №1000/5). До акта вносять лише справи, у яких строк зберігання минув станом на 1 січня року складання акта. Для фінансово‑податкових документів додають довідку, що немає діючих перевірок, спорів і що строки зберігання і податкової давності сплинули (п. 5 гл. 3 розд. V Правил №1000/5).

4. Погодьте Акт з держархівом, затвердіть його і лише тоді знищуйте документи.
   Установи, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, подають схвалені експертною комісією акти про вилучення для знищення документів разом з описами справ до експертно‑перевірної комісії держархіву або архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якого перебуває установа (абз. 4 п. 14 гл. 1 розд. IV Правил №1000/5). Після погодження архівом акти затверджує керівник ТОВ. Лише після цього справи, відібрані для знищення, передають організаціям із заготівлі вторсировини, фіксуючи в акті дату, вагу й номер накладної (п. 7 гл. 3 розд. V Правил №1000/5).

5. Заборона самовільного знищення та наслідки.
   Знищувати документи без попередньої експертизи цінності заборонено згідно з п. 2.13 Переліку №578/5, а порушення правил поводження з архівними документами (недбале зберігання, незаконне знищення) тягне адмінштраф за ст. 92‑1 КУпАП Кодекс України про адміністративні правопорушення. Крім того, дострокове знищення податкових документів прирівнюється до їх відсутності і може спричинити штрафи за п. 121.1 ПКУ та донарахування податків за результатами перевірок.

Дотримання цієї процедури дозволить законно позбутися зайвих документів і уникнути претензій контролюючих та архівних органів.