Як додати пункт в договір, щоб уникнути актів

Можете передбачити, що факт надання і прийняття послуг підтверджується іншим первинним документом (рахунком/інвойсом) без підпису замовника, із «мовчазним» погодженням протягом визначеного строку.

Обґрунтування

1. Закон дозволяє не вимагати підпису замовника на первинці. Згідно зі змінами до ст. 9 Закону № 996-XIV, якщо документ містить дату (період) надання послуг, то відсутність реквізитів зі сторони замовника не є порушенням, якщо такий порядок передбачено письмовим договором і операція відображається в обліку в періоді її здійснення.

2. Допустимо використовувати інвойс/рахунок замість акта. Норми ст. 9 Закону № 996-XIV та роз’яснення Мінфіну дозволяють вважати належним первинним документом інвойс чи рахунок, якщо він містить усі обов’язкові реквізити і складений після фактичного надання послуг, тобто може замінити акт виконаних робіт.

3. Приклад формулювання для договору. Можна прописати, наприклад:
   «1) Факт надання послуг підтверджується рахунком (інвойсом) Виконавця, який містить інформацію про період надання послуг.

2. Складання та підписання щомісячних актів приймання-передачі послуг Сторони не здійснюють.
3. Рахунок (інвойс), підписаний Виконавцем, є належним первинним документом для підтвердження обсягу та вартості послуг.
4. Послуги вважаються прийнятими Замовником у повному обсязі та належної якості, якщо протягом ___ календарних днів з дати отримання рахунку (інвойсу) Замовник не надіслав Виконавцю письмових мотивованих заперечень.».

4. Винятки, коли акти потрібні. Спрощення за ст. 9 Закону № 996-XIV не діють для операцій за рахунок публічних коштів, оренди держмайна/коммайна, будпідряду, проектно-вишукувальних робіт, пожертви, благодійної та гуманітарної допомоги, тому для таких договорів акти (або інший двосторонній документ) мають залишатися.

Коректно оформлений пункт у договорі плюс належно заповнений рахунок/інвойс дозволяють не закривати послуги окремими актами.