Оформлення відпустки голови правління: обов'язки заступника та оплата

У вашій ситуації доцільно: 1) видати один наказ про надання відпустки голові та тимчасове покладення його обов’язків на заступника із зазначенням оплати; 2) оформити із заступником саме трудові відносини (хоча б за строковим трудовим договором на період заміщення), подати повідомлення про прийняття, а після завершення строку розірвати договір, а не «підміняти» це договором ЦПХ.

Обґрунтування

1. Повноваження голови ОСББ є корпоративними, однак оплата праці – трудові відносини. Припинення та набуття повноважень голови правління ОСББ належить до корпоративних відносин і відноситься до компетенції загальних зборів або правління, а не до самого голови, що випливає зі ст. 99 ЦКУ та Закону про ОСББ, на які посилається Закон № 2866-III. Разом з тим фактичне виконання обов’язків голови на платній основі означає виконання роботи за певною посадою зі встановленою оплатою, що за своєю природою є трудовими, а не цивільно-правовими відносинами.

2. Договір ЦПХ не підходить, якщо заступник виконує ті ж управлінські функції, що й голова. За цивільно-правовим договором виконується конкретний обсяг робіт/послуг із результатом, а не постійні функції управління організацією; немає підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку, робочому графіку, забезпечення робочого місця тощо, оплачується результат робіт, а не процес праці, що прямо випливає з норм ЦКУ про договори послуг і підряду, зокрема розділу ІІ та глав 61, 63 Цивільного кодексу. Коли заступник фактично виконує щоденні функції керівника ОСББ з підпорядкуванням внутрішньому розпорядку і отримує регулярну оплату, це має очевидні ознаки трудового договору, а ЦПХ може бути визнаний прихованими трудовими відносинами.

3. Як оформити наказ і трудові відносини із заступником на час відпустки голови. Оптимальний варіант:

   • у рішенні загальних зборів / правління передбачити, що на час відпустки голови його обов’язки виконує заступник із правом підпису документів і з оплатою;
   • видати наказ по ОСББ, наприклад: «Надати голові правління ОСББ ПІБ щорічну відпустку з __ по __. На час його відсутності покласти виконання обов’язків голови правління на заступника голови ПІБ з оплатою у розмірі …»;
   • укласти із заступником строковий трудовий договір (за необхідності – за сумісництвом) на період виконання обов’язків голови та подати до ДПС повідомлення про прийняття на роботу відповідно до вимог КЗпП і податкового законодавства;
   • після завершення відпустки припинити строковий трудовий договір із заступником.

4. Чому не варто уникати подання повідомлення про прийняття. Якщо фактично заступник працює як працівник (регулярні обов’язки керівника, підпорядкування, визначений період виконання обов’язків, встановлена оплата), але оформлений як «громадський» без повідомлення про прийняття, це розглядається як неоформлені трудові відносини. У разі перевірок існує ризик перекваліфікації таких відносин на трудові з усіма наслідками за КЗпП та податковим законодавством, тоді як своєчасне подання повідомлення і строковий трудовий договір ці ризики знімають.

Рекомендується погодити розмір та вид оплати із заступником і зафіксувати його у трудовому договорі та наказі на час заміщення голови.