Повернення коштів працівнику за витрати: облік у касовій книзі

Потрібно відобразити операцію в касовій книзі й оформити і ПКО, і ВКО, у бухгалтерському обліку використовують рахунки 301 та 372.

Обґрунтування

1. Операція проходить через касу, тому потрібні касові ордери і запис у касовій книзі. Приймання і видача готівки на підприємстві здійснюються на підставі прибуткових і видаткових касових ордерів встановлених форм, а готівка, що надходить до каси, має бути оприбуткована в день її отримання з оформленням прибуткового касового ордера, з відповідною реєстрацією в касових документах, зокрема в касовій книзі, як це передбачено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.

2. Повернення працівником авансу або внесення готівки до каси відображаються проводкою Дт 301 – Кт 372. Для повернення невикористаних підзвітних сум та інших внесень готівки підзвітною особою у касу використовується кореспонденція рахунків 301 «Каса в національній валюті» дебет і 372 «Розрахунки з підзвітними особами» кредит, що відповідає стандартному підходу до обліку повернення підзвітних коштів.

3. Видача компенсації працівнику з каси відображається проводкою Дт 372 – Кт 301. Коли працівнику компенсують власні витрати за авансовим звітом готівкою з каси, готівка видається за видатковим касовим ордером, а в обліку відображають дебет рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» і кредит рахунка 301 «Каса в національній валюті», що узгоджується з типовими кореспонденціями для видачі коштів підзвітним особам і виплат із каси.

4. Записи у касовій книзі відповідають дебету/кредиту рахунка 301. У касовій книзі фіксуються всі операції руху готівки за день, а суми за ПКО і ВКО узгоджуються з оборотами за рахунком 301 у бухгалтерському обліку, тому для описаної ситуації ви відобразите: надходження готівки за ПКО (Дт 301 – Кт 372) та видачу готівки за ВКО (Дт 372 – Кт 301) із зазначенням у графі змісту операцій, що це повернення/компенсація за авансовим звітом.

У вашій ситуації сума компенсації працівнику обов’язково проходить через касову книгу з оформленням ПКО та ВКО з кореспонденцією 301–372.