Аванси працівникам без корпоративної карти: оформлення та звітування

Так, можна видавати аванс на госппотреби і без корпоративної картки, головне — правильно оформити підзвіт і дотримати строки звітування та повернення.

Обґрунтування

1. Чи можна видавати аванс на госппотреби без корпоративної картки
Так, підзвітні кошти можуть надаватися:

• готівкою з каси;
• безготівково на особисту платіжну картку працівника.

Підзвітні суми можуть видаватися як працівникам, так і іншим фізособам (у т. ч. ФОПам) за договором доручення згідно зі ст. 1000 Цивільного кодексу України.
Податковий кодекс прямо допускає безготівковий «підзвіт» (у т. ч. на платіжну картку) за правилами п. 170.9 ПКУ, зокрема пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

2. Як правильно оформити видачу авансу на госппотреби
Для готівкового підзвіту:

• наказ / розпорядження керівника про видачу коштів під звіт (мета, сума, строк);
• заява працівника (якщо передбачено локальними документами);
• видатковий касовий ордер або відомість, підписані керівником і головбухом, з доданими заявами/розрахунками згідно з абз. 2 п. 26 розд. ІІІ Положення НБУ №148;
• видача оформлюється проводкою Дт 372 – Кт 301.

Для перерахування на особисту картку:

• наказ/розпорядження про видачу підзвітних коштів із зазначенням, що вони перераховуються на особисту картку працівника;
• заява працівника із згодою на такий порядок;
• платіжне доручення з призначенням платежу «Підзвітні кошти на госппотреби»;
• у бухобліку: Дт 372 – Кт 311.

У будь-якому випадку після використання коштів:

• працівник подає авансовий звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841, та підтвердні документи; форма і порядок її застосування затверджені наказом № 841, на який прямо посилається матеріал про авансовий звіт (наказ Мінфіну від 28.09.2015 № 841).
• затверджений звіт є підставою для віднесення витрат та/або повернення залишку.

3. Коли авансовий звіт обов’язковий при госппотребах
Згідно з пп. «а» та «б» пп. 170.9.4 Податкового кодексу України звіт обов’язковий, якщо:

• виник оподатковуваний дохід (частіше — через несвоєчасне повернення/звіт);
• використано готівку понад суму добових (актуально, коли госппотреби переплітаються з відрядженнями).

Для госппотреб:

• якщо кошти видавалися готівкою (у т. ч. зняті з картки) — авансовий звіт обов’язковий;
• якщо витрати на госппотреби відразу оплачені безготівково (з рахунку підприємства чи КПК, без видачі готівки під звіт) — авансовий звіт не є обов’язковим, що прямо випливає з формулювання пп. 170.9.4 ПКУ (за відсутності готівки і оподатковуваного доходу).

4. Строки звітування та повернення невикористаних коштів (безготівкових і готівкових)

4.1. Податковий граничний строк
За пп. 170.9.3 ПКУ усі підтвердні документи або Звіт про використання коштів / електронних грошей мають бути подані:

• до кінця місяця, що настає за місяцем:
  • завершення відрядження; або
  • завершення виконання окремої цивільно-правової дії (госппотреби);
• якщо були карткові розрахунки, і фактичне списання відбулося пізніше дати закінчення поїздки/дії, строк продовжується ще на один календарний місяць.

Цей самий граничний строк фактично є строком повернення невикористаних коштів під звіт.

4.2. Строки, якщо аванс видано готівкою
Для готівкового підзвіту діють строки використання готівки за п. 19 розд. ІІ Положення №148:

• на закупівлю с/г продукції та заготівлю вторсировини — до 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту чорних/кольорових металів — до 30 робочих днів;
• на інші виробничі (господарські) потреби — до 2 робочих днів, включаючи день отримання.

Видача нових сум під звіт готівкою можлива лише після звіту за раніше отримані (та повернення залишку).

Через різницю між «касовими» строками та податковим граничним строком доцільно:

• для готівки орієнтуватися на найкоротші (касові) строки використання й фактичного повернення;
• для контролю оподаткування — не виходити за межі податкового граничного строку.

4.3. Безготівкові підзвітні кошти (на карту працівника)
Для безготівкових підзвітних сум:

• касові строки з Положення №148 не застосовуються (це не готівка із каси);
• діє лише податковий граничний строк з пп. 170.9.3 ПКУ — до кінця місяця, наступного за місяцем завершення дії/відрядження, з можливим подовженням на один місяць при «запізнілому» списанні за картковими операціями.

Після затвердження звіту:

• невикористані суми працівник повертає (при безготівковому авансі — звичайно шляхом перерахування на рахунок підприємства або взаємозаліком при нарахуванні зарплати, якщо дозволено внутрішніми документами).

5. Наслідки несвоєчасного повернення
Якщо працівник не прозвітував і не повернув надміру витрачені/невикористані суми в установлені ПКУ строки:

• ці суми стають оподатковуваним доходом працівника;
• база оподаткування ПДФО визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ;
• додатково утримується військовий збір без застосування коефіцієнта.

Ці правила викладені як складова режиму оподаткування підзвітних сум за п. 170.9 ПКУ.

Рекомендація:
Закріпіть у Положенні про розрахунки з підзвітними особами/Положенні про відрядження порядок видачі авансу (в т. ч. на особисту картку), строки звітування й повернення коштів та відповідальність за порушення, орієнтуючись на «касові» строки для готівки і податковий граничний строк для всіх видів підзвіту.

Чітке внутрішнє регулювання й дотримання строків дозволяє видавати підзвітні кошти без корпоративної картки без податкових і касових ризиків.