Використання службового авто та компенсація витрат при дистанційній роботі

Використовувати службове авто та списувати пальне при дистанційній роботі можна лише за умови оформлення відрядження або роз'їзного характеру роботи.

Відповідно до ст. 60-2 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571 дистанційна форма роботи не позбавляє роботодавця права направляти працівника у службове відрядження.

Якщо поїздки мають разовий або періодичний характер, їх доцільно оформлювати наказами про відрядження із зазначенням пункту призначення, строку та мети поїздки. Працівнику відшкодовуються витрати на проїзд, проживання та виплачуються добові. Для цілей оподаткування неоподатковувана межа добових у 2026 році становить 864,70 грн на добу (пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965).

Якщо ж такі поїздки є постійною складовою трудової функції директора, можна встановити йому роз’їзний характер роботи. Це необхідно передбачити у трудовому договорі, посадовій інструкції або іншому локальному документі підприємства. У такому випадку окремий наказ на кожну поїздку не видається, а порядок компенсації витрат визначається внутрішніми документами підприємства. Добові саме як відрядження при цьому не виплачуються.

Здійснювати поїздки без документального підтвердження їх службового характеру ризиковано. Під час перевірки витрати на пальне та інші витрати, пов’язані з використанням автомобіля, можуть бути розцінені як такі, що здійснені в особистих інтересах працівника. У такому разі виникає ризик визнання відповідних сум додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3627 з відповідним оподаткуванням ПДФО та військовим збором.

Для підтвердження службового використання автомобіля та правомірного списання пального підприємству необхідно мати документи, які підтверджують закріплення автомобіля за директором, службову мету поїздок, маршрутні листи. Зокрема, оформлюється наказ про закріплення автомобіля за працівником, затверджуються норми витрат пального, а рух автомобіля та витрати пального фіксуються у первинних документах підприємства. Форма подорожнього/маршрутного листа може бути розроблена підприємством самостійно з урахуванням вимог ч. 2 ст. 9 Закону України № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Раді допомогти, звертайтесь ще!