Розрахунок компенсації за невикористану відпустку: складна ситуація працівника

Частково так, ваш підхід до стажу майже правильний, але треба врахувати, що відпустка по вагітності та пологах входить до стажу для відпустки, а відпустка по догляду за дитиною до 3 років — ні, і компенсацію слід рахувати окремо за дні, набуті до 31.12.2023, та після.

Обґрунтування

1. Визначаємо стаж, що дає право на щорічну відпустку Період відпустки по вагітності та пологах включається до стажу для щорічної відпустки, тоді як період відпустки по догляду за дитиною до 3 років не зараховується до цього стажу за Законом №504. Тоді робочі періоди для стажу такі:

• 02.03.2023–29.06.2023 – робота;
• 30.06.2023–02.11.2023 – відпустка по вагітності та пологах (дає стаж);
• 03.11.2023–15.03.2026 – відпустка по догляду до 3 років (стаж не йде);
• 16.03.2026–15.04.2026 – робота;
• 16.04.2026–31.08.2026 – знову відпустка по догляду до 3 років (стаж не йде).

2. Розрахунок днів щорічної відпустки, які підлягають компенсації Щорічна основна відпустка становить не менше 24 к.дн за повний робочий рік, а якщо рік не відпрацьовано або є періоди, що не входять до стажу, дні визначають пропорційно фактично зарахованому часу з застосуванням алгоритму, який Мінекономіки пропонує будувати на підході Порядку №100. Для цього:

• визначаємо кількість календарних днів стажу в кожному робочому році, виключаючи періоди догляду за дитиною;
• множимо дні стажу у відповідному робочому році на «денну норму» відпустки: 24 / к-сть к.дн робочого року (з урахуванням відсутності святкових днів у воєнний час);
• окремо рахуємо дні, що припали до 31.12.2023, та після, як це показано для поділу періодів у прикладах щодо компенсації в роз’ясненнях з грошової компенсації та стажу.

3. Визначення розрахункового періоду для середньої зарплати Для компенсації відпусток, право на які набуте до 31.12.2023, середню зарплату визначають з виплат, нарахованих у 2023 році, згідно з абзацом другим п. 2 Порядку №100. Для днів, набутіх після 01.01.2024, застосовують загальний підхід п. 2 Порядку №100:

• беруть останні 12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення (вересень 2025–серпень 2026),
• виключають з цього періоду дні, коли працівниця була у відпустці по догляду за дитиною до 3 років, як час, коли вона не працювала і за нею не зберігався заробіток,
• якщо фактичного заробітку в розрахунковому періоді немає або він дуже малий, середню зарплату визначають виходячи з посадового окладу або МЗП за формулою «оклад (або МЗП) × 12 / 365», як це застосовано в аналогічних консультаціях.

4. Що саме потрібно зробити бухгалтеру

1. Обчислити кількість днів щорічної відпустки за весь стаж:

• від 02.03.2023 до 31.12.2023 виділити дні, що дають стаж (робота + «декрет»);
• від 01.01.2024 до 31.08.2026 врахувати лише дні роботи 16.03.2026–15.04.2026.

2. Поділити отримані дні на дві групи:

• дні, набуті до 31.12.2023;
• дні, набуті з 01.01.2024.

3. Для першої групи днів:

• взяти всі виплати 2023 року (зарплата + допомога по вагітності та пологах),
• виключити з 2023 року тільки дні відпустки по догляду за дитиною,
• розрахувати середньоденну зарплату як сума виплат / к-сть к.дн розрахункового періоду,
• помножити на дні відпустки до 31.12.2023.

4. Для другої групи днів:

• визначити розрахунковий період за нормою Порядку №100, виключивши дні доглядових відпусток,
• якщо в ньому є заробіток — розрахувати середньоденну як «сума виплат / к.дн»;
• якщо заробітку немає — обчислити середню зарплату виходячи з окладу або МЗП за формулою «оклад (або МЗП) × 12 / 365» і помножити на дні відпустки, набуті після 31.12.2023.

Рекомендація:

Щоб дати точну кількість днів і суму в гривнях, мені потрібні конкретні суми нарахувань по місяцях за 2023 рік і за період 2026 року, а також тривалість щорічної відпустки за вашим внутрішнім положенням (чи це саме 24 к.дн); якщо надасте ці цифри, можна порахувати компенсацію покроково.

Правильний розрахунок у вашій ситуації полягає у поділі днів відпустки до та після 31.12.2023, включенні «декретних» до заробітку і повному виключенні відпусток по догляду за дитиною як зі стажу, так і з розрахункового періоду.