Документи для компенсації невикористаної відпустки під час призову на службу

Працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб з-поміж резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом (далі будемо всіх цих працівників називати мобілізованими), за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Важлива умова надання працівнику компенсації за невикористані дні відпустки – наявність бажання працівника отримати цю компенсацію. Своє бажання працівник має висловити письмово, шляхом надання роботодавцю відповідної заяви.

Отже, роботодавець не зобов’язаний на підставі пред’явленого працівником документа про призов на військову службу виплачувати компенсацію, а тільки у випадку, якщо працівник надасть йому заяву про таку виплату

Якщо ж працівник не має бажання отримувати компенсацію, то всі дні відпусток за ним зберігаються, і він зможе використати ці відпустки після повернення на роботу з військової служби.

Компенсації підлягають невикористані дні:

щорічної відпустки, як основної, так і додаткової, що надаються відповідно до ст. 6, 7, 8 Закону про відпустки;
додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Право на такі відпустки мають особи, зазначені в ст. 19 Закону про відпустки.
Увага! До внесення змін Законом № 3494 компенсація за невикористану додаткову відпустку на дітей могла виплачуватись працівникам тільки у разі звільнення. Наразі ця відпустка може компенсуватися без звільнення, але тільки мобілізованим працівникам

Працівник має подати роботодавцю заяву про виплату компенсації не пізніше останнього дня місяця, у якому його було увільнено від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Основні документи, які мають бути оформлені для виплати компенсації:

заява працівника;
наказ про виплату компенсації.

Як ми зазначили вище, працівник має скласти на ім’я роботодавця заяву про виплату компенсації. В заяві слід вказати, які саме відпустки підлягають компенсації.

Враховуючи особливості ситуації (працівник знаходиться на військовій службі), заява працівника може бути подана залежно від конкретних обставин:

особисто працівником в паперовій формі;
в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису;
альтернативними способами створення, пересилання і зберігання документів з питань трудових відносин (із застосуванням месенджерів, електронної пошти тощо). Такі способи можуть використовуватися роботодавцем під час дії воєнного стану на підставі, зокрема, ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136). Але для застосування таких способів обміну кадровими документами у роботодавця має бути затверджений відповідний наказ.

На підставі отриманої заяви працівника, роботодавець видає наказ про виплату працівнику грошової компенсації.

При виданні такого наказу слід урахувати такі правила.

Обчислення стажу, який дає право на щорічну основну та додаткову відпустку здійснюється відповідно до ст. 9 Закону про відпустки. Також слід враховувати, що з 24 грудня 2023 року не зараховується до відпускного стажу період відпустки без збереження зарплати через сімейні обставини (ст. 26 Закону про відпустки) та через воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136).
Правила надання додаткових відпусток на дітей відрізняються від правил надання щорічних відпусток, оскільки ці відпустки належать до категорії соціальних. Тому ця відпустка надається за календарний рік, а не за відпрацьований робочий рік. Вона може бути використана працівником у будь-який час протягом календарного року незалежно від відпрацьованого часу і дати народження дитини. Наприклад, якщо працівник написав заяву про виплату йому грошової компенсації за «дитячу» відпустку у січні 2024 року, то він уже має право на цю відпустку за 2024 рік, незалежно від того, що у 2024 році він працював тільки декілька днів або не працював взагалі.
З огляду на норми Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок №100), в наказі слід вказати окремо кількість днів відпустки, що підлягають компенсації: право на які виникло до 31 грудня 2023 року та право на які виникло, починаючи з 1 січня 2024 року. Адже для цих періодів розрахунок середньої зарплати відрізняється відповідно до п. 2 Порядку № 100, тому кадрова служба має виділяти у наказі про виплату компенсації ці періоди, щоб бухгалтерія змогла правильно провести розрахунок.
У наказі про виплату грошової компенсації слід вказати такі підстави для виплати: документ, згідно з яким працівник був призваний на військову службу; заява працівника про виплату компенсації; наказ про увільнення працівника на період військової служби.

У мобілізованих працівників є право на отримання грошової компенсації за всі дні щорічної основної та додаткової відпусток, а також соціальної відпустки на дітей.
Для отримання компенсації працівник має надати роботодавцю відповідну заяву у строк не пізніше останнього дня місяця, у якому його було увільнено від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.
На підставі отриманої заяви роботодавець зобов’язаний видати наказ і виплатити працівнику компенсацію.

Раді допомогти, звертайтесь ще!