Урахування пального: документи, проводки та нормативні вимоги процесу

Порядок бухгалтерського обліку пального визначається загальними нормами бухгалтерського обліку, спеціальними нормативними актами щодо обліку запасів і нафтопродуктів, а також податковим законодавством. Єдиного нормативного документа, який би повністю регулював облік пального від його придбання до списання, немає, тому підприємство самостійно організовує таку систему обліку відповідно до вимог законодавства.

Пальне належить до запасів і обліковується на субрахунку 203 «Паливо» відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99 та НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text.

Придбання пального відображається за загальними правилами обліку розрахунків із постачальниками. Якщо спочатку здійснюється попередня оплата, вона обліковується як аванс. Після отримання пального його оприбутковують на субрахунок 203, а суму авансу зараховують у рахунок поставки.

Проведення:

Передоплата постачальнику — Дт 371 – Кт 311

Оприбуткування пального за накладною або актом — Дт 203 – Кт 631

Зарахування авансу — Дт 631 – Кт 371

При використанні паливних карток порядок обліку визначається умовами договору. Якщо картка передбачає отримання пального в літрах, пальне визнається запасом у момент оплати та обліковується на субрахунку 203 як таке, що перебуває на відповідальному зберіганні АЗС. Якщо картка є грошовою, до моменту фактичної заправки сума обліковується як аванс на рахунку 371, а після отримання пального воно оприбутковується на субрахунок 203. Такий порядок відповідає Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку.

Оприбуткування пального здійснюється виключно на підставі первинних документів, оформлених відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Такі документи повинні містити всі обов'язкові реквізити, передбачені зазначеною статтею.

Підставою для оприбуткування можуть бути видаткова накладна постачальника, товарно-транспортна накладна на нафтопродукти при оптовому постачанні, зведені акти або звіти АЗС щодо використання паливних карток із деталізацією за датами, картками та обсягами, фіскальні чеки РРО або ПРРО, зокрема при придбанні пального через підзвітних осіб, а також інші первинні документи.

Під час використання паливних карток факт придбання пального підтверджується видатковими накладними, актами приймання-передачі, розрахунковими документами та фіскальними чеками відповідно до Закону про бухгалтерський облік і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17. При цьому фіскальний чек підтверджує лише придбання пального, але не його використання, тому для списання необхідно оформити додаткові первинні документи, зокрема подорожні листи або акти списання.

Пальне, що зберігається в резервуарах, цистернах, бочках чи інших ємностях, обліковується на субрахунку 203 з веденням аналітичного обліку за місцями зберігання та матеріально відповідальними особами відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» та Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку.

Якщо підприємство використовує власну цистерну або резервуар, рух пального може відображатися шляхом внутрішнього переміщення між аналітичними рахунками субрахунку 203.

Проведення:

Надходження пального до цистерни — Дт 203/«цистерна» – Кт 631

Передача пального до бака конкретного автомобіля — Дт 203/«бак конкретного авто» – Кт 203/«цистерна»

Облік приймання, транспортування, зберігання, відпуску та руху нафтопродуктів регулюється Інструкцією про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженою наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв'язку та Держспоживстандарту від 20.05.2008 №281/171/578/155 https://zakon.rada.gov.ua/go/z0805-08. Вона передбачає ведення відомостей видачі пального, обліку залишків у резервуарах та іншої спеціальної документації.

Питання ліцензування зберігання пального регулюються Законом України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text. Цим Законом встановлено, що зберігання пального у стаціонарних ємностях потребує ліцензії, а також визначено окремі порогові обсяги. Для генераторних установок дозволено зберігати до 2000 л без ліцензії відповідно до п. 24 розд. XIII Перехідних положень цього Закону, а у разі перевищення такого обсягу подається декларація.

Пальне, що знаходиться у паливному баку транспортного засобу, не вважається місцем зберігання для цілей ліцензування, а паливний бак не є акцизним складом відповідно до пп. 14.1.6 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Інвентаризація пального на складі та в баках транспортних засобів здійснюється за загальними правилами інвентаризації запасів відповідно до Закону про бухгалтерський облік і Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань №879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14 із порівнянням фактичних залишків із даними бухгалтерського обліку.

Пальне, заправлене до бака транспортного засобу, але ще не використане, залишається запасом підприємства та продовжує обліковуватися на субрахунку 203 як залишок пального в баку автомобіля.

Для організації внутрішнього обліку можуть використовуватися подорожні або маршрутні листи, у яких зазначаються показники спідометра на початок і кінець роботи, маршрут, залишок пального на початок, кількість заправленого пального, фактична витрата та залишок на кінець.

Також можуть вестися журнал обліку подорожніх листів, журнал обліку руху пального, журнал роботи генератора або іншої техніки. Норми витрат пального затверджуються наказом керівника на підставі методичних рекомендацій ДП «ДержавтотрансНДІпроект», контрольних замірів або технічної документації.

Подорожній лист як первинний документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Його форму підприємство затверджує власним наказом.

Залишок пального в баку транспортного засобу на дату балансу відображається на субрахунку 203 як запас і не потребує оформлення додаткових документів щодо зберігання, оскільки паливний бак не є складом і не підлягає ліцензуванню відповідно до Закону №3817.

Пальне списується лише на підставі первинного документа, який підтверджує його фактичне використання у господарській діяльності. Для транспортних засобів таким документом є подорожній лист, а для обладнання, що працює за мотогодинами, — журнал роботи генератора чи іншої машини. На підставі цих документів оформлюється акт списання пального.

Вимоги щодо оформлення первинних і зведених документів випливають із ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Офіційно затверджених та обов'язкових норм використання пального на сьогодні не існує. Підприємство має розробити їх самостійно або замовисити у спеціалізованохї організаціїї ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Також, існують Методичні рекмендаціїї https://insat.org.ua/files/services/ldvpe/6/metod.pdf , затверджені розроблені та ухвалені протоколом ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023 №3Д , на які буде безпечно орієнтуватися при розробіці власних норм. Норми затверджуються наказом керівника в будь якому разі. На підставі актів списання вартість пального списується з кредиту субрахунку 203 на відповідні рахунки витрат. Див.https://7eminar.ua/news/8850-normi-vitrat-palnogo-ci-varto-na-nix-orijentuvatisya-v-obliku

Проведення:

Списання пального на виробничі потреби — Дт 23 – Кт 203

Списання пального на загальновиробничі потреби — Дт 91 – Кт 203

Списання пального на адміністративні потреби — Дт 92 – Кт 203

Списання пального на витрати на збут — Дт 93 – Кт 203

Списання пального на інші операційні витрати — Дт 949 – Кт 203

Понаднормові витрати пального можуть списуватися на рахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» або рахунок 949 залежно від характеру операції. За окремих обставин допускається включення таких сум до собівартості за відсутності ознак нестачі або порушення умов зберігання, що підтверджується рішенням уповноваженої особи та листом Мінфіну від 15.04.2005 №31-04220-20-17/6687.

Проведення:

Списання понад норму — Дт 947 або 949 – Кт 203

Нарахування компенсуючого ПДВ за негосподарське використання — Дт 947 – Кт 641

Якщо понаднормові витрати не підтверджені господарською необхідністю, вони можуть визнаватися додатковим благом працівника відповідно до п. 164.2.17 Податкового кодексу України. У такому разі також виникає обов'язок нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України.

За наявності зареєстрованої податкової накладної під час придбання пального формується податковий кредит з ПДВ відповідно до вимог Податкового кодексу України.

Проведення:

Податковий кредит з ПДВ (за наявності зареєстрованої ПН) — Дт 6412 – Кт 644

Під час організації обліку пального можуть використовуватися наказ про організацію обліку пального, наказ про закріплення транспортних засобів за відповідальними особами, наказ про затвердження норм витрат пального, наказ про затвердження форм подорожніх листів, актів списання та журналів, договір постачання пального, видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, податкові накладні, акти приймання-передачі при використанні карток або талонів, фіскальні чеки РРО, журнали чи відомості видачі пального зі складу, акти замірів залишків у резервуарах, подорожні листи, рапорти роботи техніки за мотогодинами, журнал роботи генератора, акт списання пального та бухгалтерська довідка щодо розподілу витрат. Див. https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Усі зазначені форми документів можуть бути розроблені підприємством самостійно за умови дотримання вимог ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

При використанні паливних карток у літрах доцільно вести аналітичний облік за кожною карткою та водієм із підтвердженням руху пального звітами АЗС. Якщо використовуються грошові паливні картки, до моменту фактичної заправки вони обліковуються як аванс, а після відпуску пального воно оприбутковується на субрахунок 203.

Для генераторів та іншої техніки норми витрат застосовуються у літрах на годину роботи. Використання пального підтверджується журналом роботи генератора та актами списання відповідно до вимог ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Див. https://7eminar.ua/news/14658-buxoblik-palnogo-dlya-generatora-yak-organizuvati-oblik-spisannya-ta-dotrimatisya

Колекція прикладів документів Ексклюзивний збірник бухгалтерських зразків для списання пального на підприємстві

Раді допомогти, звертайтесь ще!