Виплата відпускних: резерв чи витрати, як правильно діяти

Частково так, відпускні за минулі роки ви оплачуєте в межах нарахованого резерву через субрахунок 471, а суму, якої не вистачає резерву, відносите безпосередньо на витрати періоду, а не за рахунок прибутку, але якщо ви лише зараз почали політично формувати резерв і хочете, щоб ним були покриті й «старі» відпустки, слід одноразово створити «вхідний» резерв за рахунок нерозподіленого прибутку.

Обґрунтування

1. Коли відпускні йдуть за рахунок резерву, а коли — напряму у витрати
   Для бухобліку виплат відпусток застосовують субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток», причому нарахування резерву роблять проводкою Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471, а при нарахуванні відпускних та ЄСВ у межах наявного резерву — проводками Дт 471 – Кт 661, 651, а якщо резерву не вистачає, «надлишок» відпускних і ЄСВ відносять безпосередньо на витрати періоду за Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 651, як це випливає з Інструкції до Плану рахунків, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, та застосування субрахунку 471 у профільних прикладах обліку відпускних.

2. Чи є обов’язок створювати резерв та як він формується зараз
   Виплати за невідпрацьований час, що підлягають накопиченню (щорічні відпустки та соцвідпустка на дітей), визнаються зобов’язанням через створення забезпечення у звітному періоді за п. 7 НП(С)БО 26, а забезпечення створюють для відшкодування майбутніх операційних витрат на виплату відпусток за п. 12 НП(С)БО 11, тому юридичні особи (крім мікропідприємств і непідприємницьких товариств, що скористалися правом не створювати резерв) зобов’язані формувати резерв і використовувати його саме для оплати відпусток та компенсацій і ЄСВ у межах нарахованої суми.

3. Відпустки за минулі роки після зміни облікової політики: роль нерозподіленого прибутку
   Початок формування резерву відпусток є зміною облікової політики, а за НП(С)БО 6 вплив такої зміни на минулі періоди відображають, зокрема, через коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок року, тому якщо компанія хоче, щоб і невикористані дні відпусток за минулі роки оплачувалися в поточному році за рахунок резерву, розраховують суму «старих» відпусток (разом з ЄСВ) станом на початок року та одноразово нараховують Дт 44 – Кт 471, формуючи «вхідний» резерв за рахунок прибутку, а вже потім усі фактичні нарахування відпускних за минулі й поточний роки проводять за Дт 471 – Кт 661, 651.

4. Як діяти, якщо не створювали вхідний резерв, але вже є «поточний»
   Якщо на початок року окремого «вхідного» резерву за рахунок 44 не сформовано, а упродовж року формувався лише поточний резерв із витрат (Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471), то при наданні відпусток за минулі роки їх оплачують у загальному порядку: у межах наявного сальдо 471 – проводками Дт 471 – Кт 661, 651, а суму, що перевищує залишок резерву, — напряму на витрати Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 661, 651, і такі додаткові витрати за минулі роки не потрібно проводити за рахунок нерозподіленого прибутку, оскільки мова йде про витрати поточного періоду, у якому відпустка фактично надається.

Рекомендація:

Якщо ваша мета — максимально «очистити» поточні витрати від тиску великої кількості старих відпусток, доцільно окремо порахувати суму усіх невикористаних днів на дату переходу до резерву та за рішенням керівництва одноразово сформувати вхідний резерв записом Дт 44 – Кт 471, а далі всі відпускні (за будь-які роки) оплачувати спочатку за рахунок 471, а нестачу — безпосередньо у витрати.

У вашій ситуації виплату відпускних за минулі роки проводьте в межах наявного резерву через 471, а його нестачу — безпосередньо на витрати звітного періоду, а не за рахунок прибутку.