Чи визнаються товарні чеки від ФОП для бухгалтерського обліку

Частково так, сам по собі такий «листок з переліком товарів» без обов’язкових реквізитів розрахункового документа та без підтвердження оплати готівкою є слабким доказом витрат, але за наявності інших підтвердних документів витрати можна обґрунтувати, а відповідальність за відсутність фіскального чека нестиме ФОП‑продавець, а не ТОВ.

Обґрунтування

1. Хто відповідає за відсутність фіскального чека
   Якщо при прийнятті готівки або оплати карткою через термінал ФОП не застосував РРО/ПРРО і не видав фіскальний чек, за це відповідає саме ФОП, оскільки розрахунковий документ у розумінні Закону № 265 має бути оформлений ним.
   Для вашого ТОВ факт порушення правил застосування РРО не створює власної відповідальності, але послаблює доказову базу витрат.

2. Які документи потрібні для відшкодування витрат підзвітній особі
   Під час звітування працівник має надати документи, що підтверджують вартість витрат, зокрема:

• банківські документи (виписки та/або відомості за картковим рахунком);
• документи, що підтверджують операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.
  Отже, форма документа не обмежена лише фіскальним чеком, але необхідна сукупність доказів оплати та постачання.

3. Статус «товарного чека» та ризики саме у вашій ситуації
   Закон № 265 визначає товарний чек як розрахунковий документ установленої форми та змісту, що підтверджує факт продажу товарів, тобто на ньому мають бути необхідні реквізити, а не тільки ПІБ і адреса. Якщо надані вам «товарні чеки» є по суті довільними бланками без усіх реквізитів розрахункового документа, вони слабко підтверджують саме факт оплати готівкою.
   Податківці допускають використання товарних чеків як розрахункових документів у випадках, передбачених Законом № 265, але компенсація підзвітній особі витрат лише на підставі видаткової накладної без підтвердження оплати може бути визнана додатковим благом працівника, яке оподатковується ПДФО та військовим збором. Аналогічний ризик виникає, якщо ваш «товарний чек» не підтверджує сам факт розрахунку.

4. Як посилити доказову базу витрат ТОВ у цій ситуації
   Щоб мінімізувати ризики, доцільно мати:

• виписку банку за корпоративною карткою, де видно переказ коштів саме цьому ФОП;
• сам «товарний чек» або видаткову накладну з переліком товарів і сум;
• за можливості витяг ФОП з Реєстру платників ЄП/ЄДР для підтвердження контрагента.
  Комплекс цих документів дозволяє ТОВ обґрунтувати зв’язок витрат із господарською діяльністю та факт оплати, навіть якщо у ФОПа були порушення щодо РРО.

5. ПДВ-наслідки для ТОВ
   Для формування податкового кредиту з ПДВ потрібна належно зареєстрована податкова накладна, а не товарний чи фіскальний чек. Якщо податкової накладної від ФОП‑платника ПДВ немає, то за цими покупками ПДВ‑кредит ви не сформуєте, навіть якщо витрати визнаєте в обліку за наведеними підтвердними документами.

Ризик полягає не стільки в автоматичному невизнанні витрат, скільки в тому, що за відсутності належних підтверджень оплати й зв’язку з госпдіяльністю частину компенсації працівнику можуть кваліфікувати як його додатковий дохід.