Виправлення лікарняних у звіті ЄСВ: нюанси та помилки системи

Не зовсім, сторнування в Додатку 1 робите вірно по суті, але М.E.Doc, скоріше за все, «лається» не на мінус по лікарняних, а на поєднання різних ставок ЄСВ / різних типів нарахувань в одному місяці або на технічні контролі програми, тож треба розвести лікарняні і зарплату окремими рядками та перевірити заповнення всіх обов’язкових граф.

Обґрунтування

1. Мінусові лікарняні в Додатку 1 допускаються Внесення від’ємних значень сум нарахованого доходу та ЄСВ у Додатку 1 дозволене, якщо це перерахунок доходу, пов’язаний із тимчасовою непрацездатністю, нарахованого в попередніх періодах, або сторнування сум допомоги з тимчасової непрацездатності, нарахованих раніше, про що прямо сказано в п. 1 розд. IV Порядку № 4. Тобто сам факт рядка з мінусом у графах 12, 16, 17, 20 за червень 2026 року є правильним.

2. Як має виглядати рядок сторнування лікарняних Для липневого звіту по працівнику у Додатку 1 лікарняні за 1 «зайвий» день червня слід показати окремим рядком, без змішування із зарплатою:

• графа 8 – категорія застрахованої особи «29» (або «36» – якщо застосовуєте цю категорію для лікарняних);
• графа 9 – без коду типу нарахувань (бо це не додбаза і не старий період з кодом 2/3, а саме сторнування лікарняних у межах цього ж місяця нарахування перерахунку);
• графа 10 – «06.2026»;
• графа 12 – «-1» календарний день;
• графи 16, 17 – «-351,44»;
• графа 20 – «-77,32» (за ставкою 22%, яка діяла на момент первинного нарахування лікарняних).
  Зарплату за липень та донараховану зарплату за 1 день червня показуйте окремими рядками з категорією «1» і ставкою 8,41%, без мінуса по днях.

3. Чому може «падати» М.E.Doc і що перевірити Найчастіші причини технічної помилки програми при такому випадку:

• у рядку з мінусовим лікарняним не заповнені якісь обов’язкові технічні графи (наприклад, код категорії, місяць, рік, ознака наявності трудових відносин, якщо у вашій версії форми вона є);
• у графі 9 помилково проставлено код типу нарахування 2/3, хоча це не сумова помилка минулого періоду (ви не змінюєте базу, а прибираєте зайвий день того ж місяця нарахування);
• в одному рядку поєднано зарплату й лікарняні або різні ставки ЄСВ;
• програма очікує, що по працівнику із ставкою 8,41% увесь дохід у цьому рядку матиме ту ж ставку, а ви в графі 20 по лікарняному ставите суму за 22%.
  Перевірте, щоб:
• лікарняний і зарплата були різними рядками;
• по лікарняному був свій «лікарняний» рядок із «29» у графі 8 і сумою ЄСВ за 22%;
• по зарплаті були свої рядки з категорією «1» і ЄСВ 8,41%;
• не було зайвих кодів у графі 9.

4. Що робити з мінімальним ЄСВ Для цілей порівняння з мінімальною базою ЄСВ червневі лікарняні і їх сторнування відносяться до доходу червня, тобто при контролі «дотягувати» до МЗП потрібно саме червень з урахуванням уже відкоригованих лікарняних, навіть якщо сторнування зроблено в липні. Це відповідає підходу, за яким лікарняні для мінімального ЄСВ відносять до місяця, за який вони нараховані, а не до місяця перерахунку.

Рекомендація:

Сформуйте по працівнику в Додатку 1 за липень три окремі рядки: один – мінусовий лікарняний за червень з категорією «29» і ЄСВ 22%, другий – липнева зарплата з категорією «1» і ЄСВ 8,41%, третій – донарахована зарплата за 1 день червня також з категорією «1» і ЄСВ 8,41%, і після цього перевірте звіт у М.E.Doc ще раз.

Якщо всі рядки розведені коректно за категоріями та ставками, а обов’язкові графи заповнені, звіт за липень має пройти контроль без помилок.