Оформлення відрядження та відпустки: нюанси бухгалтерського обліку

Підставою для відрядження є наказ

На відрядження та відпустку мають бути два окремі накази. З дозволу керівника працівник може вибути у відпустку з місця відрядження (тобто без повернення із відрядження до місця роботи). Також має бути обумовлено місце зберігання службового авто на час відпустки.

Зверніть увагу, що відрядження не продовжується на час відпустки. Це окремі не пов’язані між собою події.

Поїздка службового авто має оформлюватися подорожнім (шляховим) листом довільної форми, затвердженої підприємством. Цей документ із маршрутом слідування у відрядженні та чеках на придбання пального є підставою для списання пального за нормами, встановленими наказом по підприємству, на витрати в бухобліку. Тому чек на пальне є обов’язковим при звітування по відрядженню як для компенсації понесених витрат чи підтвердженням витраченого авансу, так і для відображення витрат в обліку.

Для того, щоб уникнути оподаткування в т.ч і добових, окрім наказу про відрядження має бути один або декілька документів, що засвідчують перебування відрядженого в країні відрядження (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ). Такими документами є квитки про проїзд або чек на заправку пальним у разі відрядження на службовому авто, рахунок на проживання в готелі. Тобто один із документів, наявний у відрядженого.

Тобто треба індивідуально проаналізувати наданий чек на заправку пальним.

Якщо оплата проведена за допомогою платіжної картки, то обов’язково надати при звітуванні виписку з карткового рахунку. Тільки за таких умов можливо провести компенсація вартості пального без податків.

Що стосується пального на повернення, то його вартість (навіть за наявності чека та виписки) роботодавець компенсувати не має обов’язку. Адже це поїздка із відпустки є особистою. Тому якщо роботодавець приймає рішення оплатити пальне назад, його вартість є базою нарахування ПДФО 18% та ВЗ 5% як допблага.

Відповідно без чека оприбуткувати і списати пальне не можливо. Цей пробіг покривається коштом працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!