Актуалізація методології обліку представницьких витрат для відповідності ДПС

Під представницькими витратами розуміють витрати підприємства на прийом та обслуговування офіційних представників інших компаній, партнерів чи потенційних клієнтів, які прибули для проведення ділових переговорів, презентацій чи укладення договорів.

До представницьких витрат можна віднести:
- витрати на оренду приміщень, де проводяться переговори, прийоми, тощо

- транспортне обслуговування - перевезення партнерів до місця проведення переговорів, оренда авто

- витрати на харчування - проведення офіційних обідів, вечерь, фуршетів або каво-брейків під час переговорів

- витрати на безоплатні роздачі брендованої продукції компанії

- інші витрати.

Комерційні підприємства можуть орієнтуватися також на Норми коштів на представницькі цілі
бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом МФУ № 1026 від 14.09.2010 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0956-10#Text).

Документальне оформлення

Витрати на представницькі цілі зазвичай закладають в бюджет адміністративних витрат, коли складають калькуляцію відпускної ціни товарів/послуг, які продає підприємство.

На конкретну подію (прийом, переговори, тощо) видається наказ, в якому прописують:

1) мету заходу

2) дату та місце проведення (в т.ч. під час відрядження працівників)

3) бюджет (граничну суму) на проведення зустрічі, переговорів, тощо

4) види витрат, які будуть понесені в якості представницьких витрат

За результатами проведеної зустрічі, переговорів, тощо працівник, який відповідав за цей захід, має надати звіт про його проведення в довільній формі, в якому має обгрунтувати зв`язок таких витрат з господарською діяльністю підприємства.

Оплата представницьких витрат може проводитися в безготівковій формі з рахунку підприємства безпосередньо на рахунки постачальників відповідних послуг (оренда приміщення, транспорту, кейтерингу, тощо), або працівником з виданих йому підзвітних сум.

Якщо оплату працівник проводив готівкою, має надати також авансовий звіт за формою з наказу МФУ № 841 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text)

Ст. 170 ПКУ визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.1. ...Для цілей цього пункту до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів/електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями."

Отже, якщо господарську мету понесених витрат не доведено, представники ДПС при перевірці можуть визнати такі витрати додатковим благом працівника, який оплачував ці витрати, що призведе до нарахування ПДФО та військового збору.

По податку на прибуток представницькі витрати враховуються без коригувань.

Додатково - позиція ДПСУ ЗІР (103.17, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40094)

Раді допомогти, звертайтесь ще!