Актуалізація методології обліку витрат на закордонні відрядження

При направденні в заордонне відрядження працівнику оплачують (компенсують) фактично понесені витрати, зазначені в п. 170.9 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.1. Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

а) на відрядження - у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з цим підпунктом.

Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

поверненні з відрядження працівник має звітувати або шляхом надання підтвердних документів, або надаючи Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Останній, подається тільки за наявності підстав за пп. 170.9.4 ПКУ...

170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;.."

Найпроблемнішим, як свідчить практика, є надання відрядженим працівником виписки з карткового рахунку, до якого емітована платіжна картка. Такий документ потрібен у разі перерахування авансу на відрядження на особисту платіжну картку працівника.

Якщо розрахунки проводяться такою платіжною карткою або готівкою, отриманою за допомогою такої платіжної картки, відряджений при звітуванні має надати виписку або відомості з рахунку. В такий спосіб законодавець намагається контролювати, з метою оподаткування, правомірність витрат.

Квитки на потяг.

В ІПК від 22.03.2024 №1552/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці вказали, що якщо під час відрядження платник податку придбавав проїзний документ із застосуванням платіжного інструменту чи його реквізити, то з метою підтвердження понесених витрат працівник крім посадкового талону або проїзного документу надає також виписку та / або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент та/або проїзних документів.

Так само і з авіаквитками. Для «безподаткового» відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа має надати підтвердний документ, що засвідчує вартість таких витрат. Інакше, сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи, як додаткове благо та оподатковується ПДФО та військовим збором.

Витрати на проживання

Рід час відрядження відшкодовуються на підставі платіжного документа, що підтверджує оплату за проживання, до якого додається рахунок з готелю (мотелю) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання із зазначенням кількості діб проживання, переліку послуг, прізвища, імені та по батькові відрядженого працівника.

Додатково див. https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon#pidtverdni-dokumenty-zakordonnoho-vidryadzhennya

Раді допомогти, звертайтесь ще!