Чи потрібно складати акт списання пального для компенсації

Ні, в описаній вами схемі окремий акт списання пального не є обов’язковим, якщо компенсація оформлюється саме як грошова компенсація працівнику за використання власного авто, а не як списання «складського» пального підприємства.

Обґрунтування

1. Компенсація за власне авто працівника – не списання запасів підприємства
Якщо пальне купує працівник за власні кошти, підприємство не оприбутковує це пальне на рахунок 203 і не списує його як свої запаси. У цьому випадку підприємство відшкодовує працівнику витрати грошима як компенсацію за використання особистого майна відповідно до статті 125 Кодексу законів про працю України.

2. Документи, що підтверджують господарське використання авто і розмір компенсації
Для обґрунтування компенсації достатньо:

• заяви / договору про використання авто працівника;
• наказу про використання авто та про виплату компенсації і затверджені норми пального;
• щомісячного звіту (подорожніх листів, журналу обліку поїздок) із пробігом, маршрутами, нормами;
• чеків на пальне, інших підтвердних документів.

Ці документи є первинними за змістом і мають відповідати вимогам ст. 9 Закону №996-XIV, тому окремий «акт списання пального» не є обов’язковою формою саме для компенсації працівнику.

3. Коли акт списання пального потрібен
Акт списання пального є обов’язковим, коли:

• пальне придбаває і оприбутковує саме підприємство на рахунок 203 «Паливо»,
• а потім списує це пальне на витрати за напрямами діяльності (Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 203), як описано, наприклад, для транспорту чи генератора в Інструкції до Плану рахунків №291 та роз’ясненнях до неї, а також у матеріалах щодо списання пального, які базуються на вимогах ст. 9 Закону №996-XIV.

У вашій ситуації такої операції немає, бо підприємство не володіє пальним і не списує його зі свого рахунку 203.

Рекомендація:
Зафіксуйте в обліковій політиці, що витрати на пальне за використання особистого авто працівника визнаються через грошову компенсацію на підставі звіту та чеків, без оприбуткування пального на склад і без складання окремого акта списання.

Коректно організований пакет первинних документів і чітка облікова політика достатньо підтверджують витрати без додаткового акта списання пального.