Чи дозволено ТОВ купувати продукти для працівників у супермаркеті

Так, ТОВ може регулярно купувати продукти в супермаркеті для харчування працівників, але це потрібно правильно оформити й одразу визначитися, чи буде це оподатковуваним доходом працівників або неперсоніфікованим «частуванням»; прямих лімітів суми придбань закон не встановлює, обмеження фактично стосуються лише оподаткування доходу працівників та підтвердження госпоперацій.

Обґрунтування

1. Чи можна купувати продукти для працівників і як часто Купувати продукти для харчування працівників підприємство має право, у тому числі на постійній основі чи кілька разів на місяць. У бухобліку такі продукти визнають запасами й обліковують на субрахунку 209 «Інші матеріали» з оприбуткуванням за первісною вартістю відповідно до п. 4 та п. 8, 9 НП(С)БО 9 «Запаси». Частота закупівель не регламентується, головне — документальне підтвердження і зв’язок з діяльністю.

2. Документальне оформлення придбання та списання Для обґрунтованості витрат варто оформити:

• наказ / положення про забезпечення працівників харчуванням чи «офісними смаколиками» із зазначенням мети (умови праці, імідж, сервіс для відвідувачів тощо);
• первинні документи від магазину (фіскальні чеки, накладні) на ім’я підприємства або підзвітної особи;
• оприбуткування на 209 рахунок;
• акт на списання запасів без персоніфікації споживачів, на підставі якого вартість списують на витрати періоду (зазвичай рахунки 91, 92, 93 або 949 залежно від призначення). Такий акт відповідає вимогам до первинних документів як підстави для обліку госпоперацій за Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

3. Податок на доходи фізосіб і військовий збір: коли виникає дохід
Ситуації різні:

• Якщо це чай, кава, вода, печиво, доступні всім працівникам та відвідувачам без обліку індивідуального споживання, дохід конкретної фізособи не персоніфікується. У такому разі відсутній об’єкт оподаткування ПДФО і військовим збором, оскільки неможливо визначити дохід конкретного платника, а пільга щодо ВЗ випливає з п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
• Якщо організовано саме харчування працівників (обіди, комплекси, «шведський стіл»), податківці вважають, що вартість такого харчування включається до оподатковуваного доходу працівника як інший дохід за пп. 164.2.20 ПКУ, а не входить до переліку неоподатковуваних доходів ст. 165 ПКУ. Тоді на суму харчування нараховують ПДФО 18 % за ст. 167 ПКУ та військовий збір 5 % за пп. 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, з персоніфікацією через РНОКПП згідно з п. 70.12, 70.13 ПКУ.
• Спецхарчування для шкідливих/важких умов праці (молоко, лікувально‑профілактичне харчування) за нормами ст. 166–167 КЗпП та ст. 7 Закону №2694 не оподатковується ПДФО/ВЗ у межах норм згідно з пп. 165.1.9 ПКУ, якщо забезпечення оформлене як спецхарчування з охорони праці.

4. ПДВ та податок на прибуток

• Вхідний ПДВ за покупкою продуктів у платника ПДВ включається до податкового кредиту за загальним правилом першої події відповідно до п. 198.1 та 198.2 ПКУ за наявності зареєстрованої податкової накладної або належного замінника за п. 201.11 ПКУ.
• Якщо вартість таких смаколиків включають до витрат та далі — до вартості реалізованих товарів/послуг, що оподатковуються, додаткові компенсаційні ПЗ за п. 198.5 ПКУ не нараховують, оскільки товари вважаються використаними в госпдіяльності. Якщо ж включити в ціну неможливо, податківці вимагають нарахувати ПЗ за п. 198.5 ПКУ на вартість таких придбань.
• Для податку на прибуток спеціальних коригувань щодо таких витрат немає, тому всі платники відображають їх за правилами бухобліку відповідно до розділу III ПКУ.

5. Чи існують ліміти/обмеження сум на такі придбання
Податкове законодавство не встановлює грошових лімітів саме на суму придбаних продуктів для працівників. Важливі інші «обмеження»:

• для неоподаткування ПДФО/ВЗ у випадку «частування» має бути відсутня персоніфікація доходу;
• для спецхарчування — дотримання вимог охорони праці та норм, передбачених ст. 166–167 КЗпП і ст. 7 Закону №2694, та норм, визначених роботодавцем;
• для ПДВ — дотримання умов використання в госпдіяльності, щоб уникнути нарахування компенсаційних зобов’язань за п. 198.5 ПКУ.

Рекомендація: пропишіть у внутрішніх документах дві моделі — «офісні смаколики» без персоніфікації (без ПДФО/ВЗ, але з можливим ПДВ‑198.5) і, за потреби, окремо спецхарчування або персоніфіковані обіди з оподаткуванням як доходу працівників.

Коректне розмежування форматів харчування, документів та оподаткування дозволяє ТОВ без ризиків регулярно купувати продукти для працівників.