Правильне оформлення оплати комунальних послуг у договорах оренди

Ні, окремо прописувати «компенсацію комунальних послуг» ФОПу зараз не вигідно, найменш ризиково для ФОПа 3‑ї групи включати їх у склад орендної плати та не виділяти як відшкодування.

Обґрунтування

1. Чому не варто оформлювати «відшкодування комуналки» окремо Податкова вважає, що якщо орендар окремо від орендної плати відшкодовує ФОПу суму комунальних послуг, то така сума не є доходом ФОПа на єдиному податку, а оподатковується як дохід фізичної особи з утриманням 18 % ПДФО і 5 % ВЗ орендарем як податковим агентом, за новою позицією, викладеною в ЗІР у категорії 107.01.03. У такому варіанті ФОП втрачає можливість оподатковувати всю суму надходжень єдиним податком 3‑ї групи, а орендар отримує обов’язок утримувати та сплачувати податки з «компенсації».

2. Базовий підхід: включити комунальні послуги до орендної плати Закон не забороняє сторонам самостійно визначати структуру орендної плати, головне, щоб плата за користування майном була погоджена в договорі, що відповідає загальним вимогам до плати за найм майна у ст. 762 Цивільного кодексу України. Тому безпечний варіант для ФОПа 3‑ї групи:

• в договорі прямо записати, що всі витрати на комунальні послуги включені до складу орендної плати;
• у платіжках орендар пише лише «орендна плата згідно договору…», без згадки компенсації чи «комунальних».

3. Варіанти формулювань у договорі

1. Фіксована орендна плата (все усереднено):
   «Сторони погоджуються, що всі витрати на комунальні послуги (електропостачання, водопостачання, опалення, водовідведення, вивезення побутових відходів тощо), пов’язані з користуванням Орендованим приміщенням/квартирою/паркомісцем/складом, враховані у складі орендної плати. Орендар сплачує Орендодавцю орендну плату, яка включає в себе витрати на спожиті комунальні послуги, і не відшкодовує їх окремо».

2. Постійна + змінна частина орендної плати:
   «1) Орендна плата за цим Договором складається з фіксованої та змінної частин.

3. Фіксована частина становить ___ грн на місяць.

4. Змінна частина орендної плати визначається щомісячно Орендодавцем залежно від інтенсивності використання, сезонності та інших умов користування Орендованим майном та відображається загальною сумою в Акті наданих послуг.

5. Сторони погоджуються, що вказана змінна частина є складовою орендної плати, а Орендар не здійснює окремих платежів з відшкодування комунальних послуг».

У первинних документах (рахунок, акт) доцільно зазначати одну послугу «Орендна плата за … за місяць» загальною сумою, без розбиття на «комуналка».

4. Коли орендар може платити «комуналку» самостійно Орендар може сам оплачувати комунальні послуги напряму постачальникам лише якщо уклав договори з ними від свого імені. У такому випадку це його власні витрати й ніякого доходу ФОПа не виникає, а в договорі оренди можна прописати, що орендар забезпечує та оплачує комунальні послуги за власні кошти за окремими договорами з постачальниками.

Рекомендація: для ФОПа 3‑ї групи оптимально або закласти середню суму комунальних у фіксовану орендну плату, або використовувати модель «фіксована + змінна частина орендної плати» без слова «компенсація» й без окремих платежів за комунальні послуги.

Якщо дасте ваші чернетки договору, можна точково відредагувати формулювання під вашу ситуацію.