Як підтвердити розрахунки ФОП за другим рахунком

Окрім вже направлених листів про уточнення призначення платежу, для повного усунення ризиків під час податкової перевірки вам необхідно отримати від ФОП письмовий лист-відповідь (згоду) про врахування платежу за другим рахунком та підписати двосторонній Акт звірки взаєморозрахунків за I–II квартали 2026 року.

1. Письмова відповідь (згода) від ФОП Після списання коштів із рахунку платіжна інструкція є безвідкличною, і банк не має права змінювати текст призначення платежу (Закон України «Про платіжні послуги», ст. 45). Відповідальність за дані у реквізиті «Призначення платежу» несе платник (Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті користувачів платіжних послуг, затверджена Постановою НБУ №163, п. 41). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1591-20#n708

Належним способом виправлення такої помилки є офіційне листування між сторонами. Судова практика (зокрема, постанови Верховного Суду від 01.07.2020 у справі №824/74/19-а та від 15.03.2023 у справі №380/11576/20) підтверджує, що для підтвердження реального змісту операції одного листа від платника недостатньо — потрібно мати письмове підтвердження (лист-згоду) від отримувача коштів про те, що платіж прийнято та зараховано за правильним (другим) рахунком.

2. Двосторонній Акт звірки взаєморозрахунків Складіть та підпишіть із ФОП Акт звірки взаєморозрахунків за період березень–червень 2026 року (або I півріччя 2026 року). У цьому акті мають бути чітко розписні дві окремі операції:

Постачання №1 (березень 2026) — Оплата №1 (березень 2026) за Рахунком №1;
Постачання №2 (червень 2026) — Оплата №2 (червень 2026) за Рахунком №2.
Хоча акт звірки не є первинним документом у розумінні Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 1, він слугує письмовим доказом узгодження сторонами стану розрахунків та закриття заборгованості саме за червневим рахунком.

3. Повний комплект первинних документів Переконайся, що в бухобліку на обидві поставки наявні первинні документи, які підтверджують реальність господарських операцій (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9):

Рахунок-фактура №1 (березень 2026) та Видаткова накладна / Акт приймання-передачі №1 (березень 2026);
Рахунок-фактура №2 (червень 2026) та Видаткова накладна / Акт приймання-передачі №2 (червень 2026);
Виписки банку про перерахування коштів за обидва періоди.

4. Зберігання доказової бази Підшийте копії ваших листів-уточнень, оригінал листа-відповіді від ФОП та підписаний Акт звірки безпосередньо до банківської виписки за червень 2026 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!