Відображення повернення коштів за квитки в обліку компанії

Якщо квитки повернуто і частину коштів відшкодовано, в обліку слід сторнувати (зменшити) витрати на суму повернення та відобразити дохід/витрати на суму утриманої комісії, а постачальник має надати документи на повернення квитків та сум (квиток/маршрут-квитанцію, документ на повернення, довідку або акт із сумами повернення й комісії).

Обґрунтування

1. Документи від постачальника.
Для купівлі та подальшого повернення квитків підставами є: маршрут-квитанція / електронний проїзний документ та акт (квитанція, довідка, лист) компанії-продавця із зазначенням прізвища пасажира, вартості поїздки, суми повернутих коштів та комісійних і/або інших зборів, а також документ на повернення (у разі електронного квитка). Такі вимоги прямо встановлені для електронних проїзних документів, у тому числі при частковому використанні та поверненні квитка.Про затвердження Порядку оформлення службових відряджень державних службовців і працівників Держа...

2. Визначення характеру суми, яку не повертає постачальник.
Частина вартості квитка, яку агенція утримує при пізньому поверненні, за економічною суттю є штрафною (комісійною) сумою за розірвання перевезення. Такі утримання зазвичай відносять до інших операційних доходів (для перевізника/агенції) або інших витрат (для покупця) як штрафи, пені, неустойки чи утримані комісії.

3. Облік у покупця (ваша компанія).
У червні ви відобразили придбання послуг перевезення: Дт витрат (наприклад 92, 93, 94) – Кт 631 на повну вартість квитків. У липні, після повернення квитків:

• на суму фактично повернених коштів від постачальника слід зменшити раніше відображені витрати та заборгованість:
  Дт 311 (або 301) – Кт 631 – на суму отриманих коштів;
  Дт 631 – Кт 92/93/94 – методом «сторно» на ту саму суму, щоб зменшити витрати червня;
• на суму, яку постачальник утримав (штраф/комісія), відобразити витрати поточного періоду як інші операційні витрати:
  Дт 94, 97 (або інший відповідний рахунок витрат) – Кт 631 – на суму утриманої частини.

4. Облік ПДВ (якщо ви – платник ПДВ).
Якщо при купівлі квитків ви отримали податкову накладну і відобразили податковий кредит, при поверненні квитків постачальник має скласти розрахунок коригування до податкової накладної із зменшенням суми компенсації, який реєструється в ЄРПН. На підставі зареєстрованого РК ви зменшуєте податковий кредит у періоді повернення.п. 192.1 Податкового кодексу України

5. Документи, які бажано мати у вас.

Підсумково, у липні ви коригуєте червневі витрати на суму повернення та відображаєте утриману частину як витрати поточного періоду, спираючись на документи про повернення квитків і розрахунок коригування до ПН, якщо застосовується ПДВ.